Archeologia dell’ufficio moderno

L’ufficio è il luogo dove i colleghi si incontrano, lavorano e imparano a conoscersi e (si spera) a collaborare tra loro.

Ma è anche una specie di capsula del tempo, un luogo in cui i resti dei modi lavorare passati vengono sostituiti dalle nuove tecnologie.

La pandemia ha intensificato questo ruolo dell’ufficio come sito per gli archeologi aziendali.

Da un lato, infatti, il Covid-19 ha lasciato una traccia ancora ben presente, dai disinfettanti per le mani agli adesivi di distanziamento sociale, in qualche caso già un po’ scoloriti, o con il numero di persone ammesse in una stanza corretto col pennarello.

Dall’altro, anche strumenti o comportamenti che erano normali nel mondo pre-Covid hanno meno senso ora, e alcuni strumenti che già sembravano curiosi un paio di anni fa, ora sembrano antiquati.

Giorni di un futuro passato

Lo strumento che più di tutti sta subendo questa trasformazione è il telefono fisso, un ricordo dei giorni in cui essere in mobilità significava poter continuare a parlare stando in piedi.

Da un lato le persone li stanno eliminando dalle loro abitazioni. Oppure lo mantengono solo per emergenze o per chiamate con pochi intimi.

Anche il Registro delle Opposizioni si è adeguato a questa evoluzione, prevedendo da quest’anno, finalmente, la possibilità di inserirvi anche il numero di cellulare.

Ma dall’altro lato, negli uffici sopravvivono, almeno fisicamente.

In teoria, potrebbero esserci buone ragioni per questa persistenza: i telefoni fissi offrono una connessione più stabile rispetto ai cellulari, e in genere non ci si deve preoccupare che possa esaurirsi la batteria, cordless a parte.

In pratica, però, l’abitudine di usarli è stata persa durante la pandemia. Ora siedono sulla scrivania, oltre la scrivania, file di pulsanti non premuti, suonerie non ascoltate, cavi non attorcigliati tra loro in modo inequivocabile.

I telefoni fissi erano già in una fase di declino prima che il Covid-19 colpisse.

Anche le lavagne a fogli mobili stanno sparendo velocemente.

Questi strumenti sono simbolo di un particolare tipo di tortura: alcune persone in una stanza attorno a un tavolo mentre una di loro disegna una matrice con un pennarello e indica in modo significativo il quadrante in alto a destra. Quest’ultima sta ancora facendo matrici, ma ora è molto più probabile che usi nuove tecnologie, banalmente come Powerpoint che a sua volta ha sostituito i lucidi.

Il gruppo è ancora sotto tortura, ma ora è più probabile che la stia subendo da uno schermo (possibilmente con la telecamera spenta per non far vedere che si sta dormendo).

Come sta cambiando l’ambiente di lavoro?

L’ufficio ha ancora lavagne a fogli mobili, ma sono riposte negli angoli e le loro pagine più in alto si ingialliscono lentamente, riportando i segni di vecchie strategie e dati obsoleti.

In generale, la maggior parte degli uffici conserva ancora prove dell’importanza storica della carta.

Fotocopiatrici, scanner, trita-documenti, ghigliottine e cucitrici incredibilmente grandi sono echi di un tempo non troppo lontano in cui i documenti fisici erano una risorsa vitale, quando le persone si riunivano in una singola stanza e condividevano idee su pezzi di carta.

Il fax, un tempo onnipresente mezzo di scambio di documenti cartacei, ora è sconosciuto alle giovani leve dei colleghi neoassunti, e per altri è oggetto di storielle tragicomiche di cattivo customer service (come quella della nota compagnia telefonica che richiede di mandare via fax la disdetta del contratto…del telefono fisso!).

Insomma, le previsioni dell’ufficio senza carta (paperless, come dicono quelli più avanti) esistono da decenni. Non stanno per avverarsi ora, ma l’armadio della cancelleria sarà meno fornito in futuro.

E forse finalmente ci stiamo abituando a non stampare proprio tutto quello che ci arriva per email (come propongono i messaggi ambientalisti in calce alle firme di molti).

La scorsa settimana il mio assicuratore mi ha detto che ci saremmo dovuti sentire per firmare un documento: gli ho detto che potevo applicare a un PDF sia la firma digitale in formato p7m che lo scarabocchio della mia firma su carta. Mi ha risposto che il sistema aziendale avrebbe generato un pin e me lo avrebbe mandato sul cellulare, e che gli dovevo fornire quello.

Nuovo lavoro, nuove tecnologie, nuove competenze

Il layout stesso di molti uffici è ancorato a un modello di lavoro pre-pandemia.

Se lavorate in un luogo pieno di cubicoli identici o vi sedete a una scrivania legata al pavimento da un complesso groviglio di cavi, vi trovate in un ambiente che aveva senso quando tutta la forza lavoro veniva in ufficio ogni giorno.

Ora che il vantaggio comparativo dell’ufficio è rappresentare un luogo per collaborare con altre persone e socializzare, il futuro è fatto di nuove tecnologie, divani, aree comuni e hot-desking. E le sale riunioni, già territori contesi con lunghe guerre di posizione prima della pandemia, oggi sono ancora più preziose se ci si deve riunire non solo con i clienti, ma anche con i colleghi che lavorano in smart.

Nel 2020 e nel 2021, nelle nostre iniziative di Rental Academy, abbiamo organizzato un corso su come cambia la vendita online nell’era di Zoom, che ha avuto grande successo tra i noleggiatori italiani.

Forse occorre immaginare per le imprese anche altre tipologie di formazione e consulenze.

Di sicuro corsi per i dipendenti per imparare a far fronte alle nuove tecnologie e sfruttarle al meglio anche nella collaborazione con i colleghi. Penso in generale sia a strumenti che già da qualche anno sono tra noi (CRM, task manager condivisi) e che restano immutati, sia a strumenti già noti ma che forse dovremmo imparare finalmente a usare come si deve (Powerpoint, appunto, ma anche i software di project management). Senza contare quelli più innovativi (lavagne condivise, sistemi di automazione no code).

Governare il cambiamento

Ma forse, ancora più importanti sarebbero consulenze mirate su come modificare o accompagnare il cambiamento del modo di lavorare: prendere atto di che cosa ormai non esiste più, e di quello che ci aspetta, è essenziale per evitare di creare un luogo di lavoro inefficiente o, peggio, inviso a chi ci deve passare le giornate.

Non solo o non tanto dal punto di vista tecnologico (mettere i telefoni fissi o migrare tutti gli interni su Microsoft Teams?), ma soprattutto da quello organizzativo (a quali orari si spegne il cellulare aziendale su cui è impostato il numero interno?).

I veri archeologi hanno bisogno di strumenti e tempo per fare il loro lavoro scrupoloso con pennelli, setacci e picconi.

L’archeologia aziendale è più facile: hai solo bisogno di un paio di occhi e di ricordare di come erano le cose. Ma occorre anche essere veloci.

Man mano che sempre più luoghi di lavoro vengono cambiati nella nostra nuova era ibrida, occorre dare un’occhiata attenta all’ufficio. Potremmo vedere qualcosa che presto sembrerà datato come la posta pneumatica, il fattorino della posta interna e le macchine da scrivere.

E se guidiamo il cambiamento forse non lo subiremo, come negli ultimi due anni.

Quest’ultimo passaggio dovrebbe far riflettere molto i noleggiatori: come state accompagnando il cliente nel cambiamento sull’uso delle cose materiali?