Perché dovreste investire di più sulla vostra comunicazione aziendale

Recentemente mi è capitato di rimuginare a fondo su che cosa significa e cosa implica la comunicazione all’interno delle aziende.

Mi sono resa conto che, purtroppo, molto spesso l’atto stesso del comunicare viene dato per scontato. Si dà per assodato che i propri collaboratori abbiano compreso ciò che abbiamo condiviso con loro, perché non hanno fatto domande, hanno annuito e ci sono sembrati d’accordo.

Spoiler: non è così. O almeno, non nella maggior parte dei casi. In diverse occasioni, la mancata risposta deriva più che altro dalla paura di dire la propria opinione. Si teme la reazione della persona con cui ci si sta interfacciando.

In altri casi, non si è abituati al dialogo e, di conseguenza, si percepiscono le discussioni interne come un’imposizione che parte dall’alto, ma che in realtà dovrebbe assomigliare più a un confronto e a una condivisione.

La cosa che mi sorprende ogni volta quando incontro aziende che stanno affrontando questo tipo di criticità, è il “cadere dalle nuvole” di ciascuna persona coinvolta, quasi a sottolineare come la comunicazione tra collaboratori venga data per scontata e passi in secondo piano tra le frenesie della giornata lavorativa.

Gli elementi centrali della comunicazione aziendale

L’obiettivo finale di una buona comunicazione interna deve andare più in profondità. Bisogna condividere il senso di appartenenza all’azienda coinvolgendo i propri collaboratori nelle decisioni aziendali, e dare spazio anche alla loro voce per farli sentire parte di un team affiatato e vincente.

Di conseguenza, grande importanza deve essere data ad alcuni elementi fondamentali:

• i valori del singolo collaboratore, importanti per capire i punti di forza di ciascuna persona e indirizzare l’attività di ognuno verso ciò in cui si sente maggiormente a proprio agio;
• le parole, intese come il lessico specifico delle persone, che può influenzare positivamente la catena di chi è coinvolto nel processo;
• i comportamenti e le azioni del singolo e del gruppo, con l’obiettivo di raggiungere il benessere proprio e dell’intero team.

Nella teoria, sono elementi molto semplici. Nella pratica però, le cose cambiano notevolmente. La tendenza è sempre quella di instaurare con i propri collaboratori un rapporto di titolare-dipendente, inquadrato, ben delineato, senza grossi margini di manovra.

In un certo senso, sotto alcuni aspetti, è giusto che sia così. Tuttavia, sarebbe opportuno uscire anche da questi canoni preimpostati, lasciando spazio anche alla personalità, alle idee e alle considerazioni di ciascun collaboratore.

Cos’è e perché è importante la comunicazione aziendale

Di fatto, per ora, ancora non abbiamo dato una definizione di che cosa significhi fare comunicazione aziendale. A livello tecnico, potremmo definirla come “il modo in cui i lavoratori o i gruppi di lavoro comunicano tra loro a vari livelli al fine di completare progetti e coordinare le attività quotidiane“.

In particolare, potremmo identificare tre diverse tipologie di comunicazione aziendale: quella verso il basso, ovvero tra manager e dipendenti; quella verso l’alto, quando sono i collaboratori a comunicare verso i manager; e quella in orizzontale, che si configura come la comunicazione che avviene tra dipendenti dello stesso livello.

Ecco, a mio personale parere, la comunicazione aziendale dovrebbe essere un mix di queste tre tipologie. Il giusto equilibrio tra queste tre declinazioni della comunicazione aziendale permetterebbe di migliorare le relazioni interpersonali tra i componenti dell’azienda, strutturando rapporti efficaci e trasparenti tra il singolo individuo ma anche tra i gruppi di lavoro coinvolti su differenti progetti.

Di fatto, quindi, un giusto equilibrio offrirebbe anche una serie di vantaggi importanti per l’azienda nel suo complesso:

• una più rapida risoluzione dei problemi;
• migliore capacità di prendere decisioni;
• condivisione e miglioramento della cultura aziendale;
• aumento della produttività;
• una gestione più efficace delle risorse umane a disposizione;

Un esempio concreto dell’importanza di un’efficace comunicazione interna

Generalmente, quando scrivo articoli sulla comunicazione, cerco sempre di portare degli esempi legati al mondo del noleggio. Oggi, tuttavia, vorrei portarvi come esempio quello di una piccola realtà che esula da questo mercato, ma che ritengo molto significativo per comprendere l’importanza della comunicazione aziendale.

Immaginate, infatti, uno studio di professionisti che potremmo definire neonato. Nonostante l’esperienza ventennale dei suoi collaboratori, nella struttura attuale lo studio esiste da soli tre anni. Fino ad oggi, non c’è mai stato un vero e proprio lavoro di comunicazione, né verso l’esterno né verso l’interno.

Come si suol dire, “ci si è sempre arrangiati in qualche modo“. Da un lato, si è cercato di lasciare spazio ai dipendenti, senza impostare delle regole vere e proprie di gestione del proprio loro lavoro. Dall’altro, quando ci si è resi conto che troppe libertà avrebbero potuto danneggiare l’attività aziendale, si è cercato di risolvere ponendo dei paletti, che però non hanno accontentato tutti.

Qual è il risultato oggi? Potremmo descriverlo con una parola: confusione. Come quando, da studenti, cancellavamo più volte con il famoso bianchetto andando a riscrivere con la nostra penna più e più volte, così anche oggi questa realtà ha accumulato regole, modifiche, mancate decisioni che hanno reso sempre più complessa la gestione del lavoro.

E ora, com’è normale che sia, è difficile introdurre dei cambiamenti. Secondo voi perché questo è successo?

I segnali di una comunicazione interna che non funziona

In primis, come dicevo, perché sono mancati tempo e competenze per rendersi conto che parlare con i propri collaboratori avrebbe aiutato a costruire insieme un buon metodo di lavoro.

In secondo luogo, diversi dei collaboratori provengono da realtà più strutturate e più grandi, anche in termini di dimensioni. Di conseguenza, sebbene questo avrebbe potuto essere un punto a favore, ha rappresentato una criticità, perché ciascuno presentava metodi di lavoro molto differenti l’uno dall’altro, difficilmente integrabili l’uno all’altro.

Di per sé, lo studio funziona. I clienti arrivano, sono soddisfatti, il fatturato c’è. Ma, internamente, c’è un importante lavoro di comunicazione da impostare. E, direi, anche di fiducia.

Del resto, nella nostra esperienza personale sappiamo che, quando siamo abituati a fare le cose in un determinato modo, ci riesce difficile uscire dai nostri schemi per abbracciare delle novità.

E qui rientriamo nel discorso della paura del cambiamento, un tema strettamente legato a quello della comunicazione, su cui, se sarete interessati, potremmo aprire un filone di discussione più avanti.