Nel noleggio l’integrazione è imprescindibile

Da almeno un paio d’anni, il tema della scelta di una soluzione informatica per gestire le funzioni del noleggio in modo integrato, è una priorità sul tavolo di tutte le aziende di noleggio, medie, piccole o grandi, che vogliono continuare a crescere e affermarsi in un mercato che necessita maggiore efficienza.

La soluzione software NAV Rental, basata sull’ERP di Microsoft Dynamics NAV diffuso in oltre 100 Paesi, con più di 120 mila clienti nel mondo di cui oltre 5mila in Italia, è una tra le più affermate. L’innovazione tecnologica continua è garantita da Microsoft, che sviluppa l’ERP Microsoft Dynamics NAV, un best seller in tutto il mondo, e dal suo continuo sviluppo teso a integrare tutte le nuove tecnologie emergenti sul mercato (App mobile, IoT, Cloud solution, Big data analysis).

Fabrizio Borca al Rental Business Forum

NAV Rental gestisce in un’unica soluzione i dati provenienti da tutte le aree aziendali ottimizzandone il flusso di informazioni, consentendo una crescita in tutti gli ambiti operativi (amministrazione e controllo, marketing e vendite, acquisti e logistica di magazzino, assistenza tecnica, trasporti e noleggio).

La nostra funzione è quella di presentare gli aspetti specifici delle principali soluzioni. In questo caso, abbiamo chiesto a Fabrizio Borca, Sales Manager di Horsa Way (ex Novus), di approfondire ulteriormente alcuni aspetti di NAV Rental.

Parlando in termini più semplici possibili, quali vantaggi conferisce NAV Rental a un’azienda di noleggio che non utilizza alcun applicativo gestionale specifico?

Frequento il mondo delle aziende ormai da molti anni e, nello specifico, quello dei noleggiatori dal 2004. In quel periodo, il modello di business del noleggio stava entrando nella cultura aziendale del nostro Paese e noi siamo andati nel Nord Europa – in particolare nei paesi scandinavi – a studiare cosa facevano gli altri partner Microsoft nel settore, da loro già da qualche anno ben sviluppato.

Sono passati molti anni, ma ancora oggi veniamo contattati da aziende che utilizzano un software gestionale prettamente “contabile” mentre per il noleggio e il service si sono sviluppati in casa un sistema informativo “parallelo”, fatto da piccoli software ad hoc e da una moltitudine di fogli excel; un complicato surrogato alla mancanza di una soluzione specifica e integrata che supporti informaticamente il loro “core business”.

La soluzione NAV Rental fornisce a queste aziende due grandi vantaggi: in primis, la gestione di tutte le aree aziendali comprese quelle “core” del noleggio, della vendita (mezzi nuovi e usati, ricambi…), del magazzino e dell’assistenza tecnica, integrandole tra loro. Un secondo aspetto molto importante è che assorbe al suo interno il risultato di modelli organizzativi collaudati sulle aziende di tutto il mondo, che fanno lo stesso “mestiere”, accrescendo così la cultura del management aziendale e fornendo spunti organizzativi che i software ad hoc, nati e sviluppati su una specifica realtà, non possono fornire.

La cultura giapponese ci insegna che si può “copiare” un modello e migliorarlo, adattandolo alla propria organizzazione e tipologia di business.

Quali sono i vantaggi che NAV Rental porta a chi sta usando un semplice applicativo non armonizzato all’interno di un ERP?

 Il concetto che sta alla base delle soluzioni ERP – la generazione dei software gestionali del nuovo millennio – è l’integrazione dei dati e dei processi.

Il modello organizzativo moderno vede l’azienda non più per funzioni (amministrazione, vendite, acquisti, noleggio, service, eccetera) ma per processo; il che significa che l’informazione (dato) transita tra le aree aziendali seguendo un flusso integrato.

Per esempio, il processo del noleggio nasce dalla funzione marketing che contatta i clienti e i potenziali clienti per offrire il servizio, poi passa ai venditori/agenti che fanno i sopraluoghi e propongono l’offerta specifica per quel cliente, di cui l’amministrazione verifica l’affidamento. L’offerta, convertendosi in contratto, transita al backoffice del noleggio che gestisce il contratto verificando disponibilità del mezzo, preparando la consegna e/o il trasporto con i documenti “elettronici” che l’addetto alla consegna fa firmare “virtualmente al cliente” con l’APP a cui allega le foto dello stato del mezzo in consegna. In parallelo, l’amministrazione è pronta per fatturare i contratti trasmettendo la fattura elettronica e successivamente acquisendo gli incassi dal remote banking.

E’ ovvio che questo flusso per essere efficiente richiede un software di supporto completamente integrato che controlli e velocizzi il transito delle informazioni tra le diverse entità che intervengono nel processo. Microsoft Dynamics NAV Rental fa proprio questo: con la potenza dell’ERP Microsoft e la competenza decennale di Horsa Way (già Novus) nel settore del noleggio, garantisce l’integrità del dato e del processo che l’azienda di noleggio necessita per confrontarsi ogni giorno con il mercato.

Esiste una dimensione minima per un’azienda che vuole attivare NAV Rental? Se sì, quale?

Non esiste una dimensione minima o massima: esistono aziende che vogliono investire sulla propria organizzazione, dotandosi di modelli e strumenti di gestione  digitali per affrontare i profondi cambiamenti in atto.

Per rispondere alla tua domanda, i nostri clienti vanno da 2 a 150 utenti, in quanto la soluzione Microsoft può essere facilmente configurata sulla base delle diverse organizzazioni aziendali. NAV Rental può essere acquistato o noleggiato con una sottoscrizione mensile o annuale (come Office 365) e può essere utilizzato “On Premise” (cioè installato sui server o sul private cloud aziendale), oppure “As a Service” sull’infrastruttura Microsoft Azure.

La flessibilità è una caratteristica di tutto il mondo Microsoft.

Quali sono gli aspetti organizzativi da tenere presente quando si implementa NAV Rental?

 Nel momento in cui un’azienda decide di cambiare il proprio sistema informativo, affronta questo progetto per portare innovazione nella propria organizzazione. Questo significa che, non solo si acquista un software più moderno, ma si cambia anche il proprio modo di organizzare il flusso delle informazioni in azienda. Per questo è necessario che il fornitore del software diventi un partner nel cambiamento e guidi l’azienda in questo processo di Change Management. 

Horsa Way ha tutte le competenze per condurre i propri clienti nella digital transformation. E’ importante in questo il commitment dell’imprenditore e di tutte le persone che in azienda ricoprono ruoli di responsabilità, che diventano attori protagonisti di questo cambiamento.

Quanto tempo occorre all’azienda per sviluppare tutto il potenziale del gestionale?

Dalla nostra esperienza, già dopo i primi sei mesi dall’adozione del sistema, l’azienda vede i risultati dell’investimento fatto. Dopo il primo anno tipicamente l’80 per cento del potenziale è già pienamente a regime; il 100 per cento lo si raggiunge nel secondo anno mettendo a punto, con il nostro supporto, gli opportuni aggiustamenti organizzativi per sfruttare al massimo la nuova tecnologia.

E’ un processo incrementale e progressivo che in breve tempo trasforma l’azienda in una digital company, eliminando carta e rallentamenti del lavoro in ogni fase.

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NAV Rental è sponsor del Congresso Assodimi 2019. Fabrizio Borca e i suoi collaboratori sono disponibili a incontrare tutti gli operatori interessati alla soluzione.