Dal dato alla decisione: il controllo di gestione nel noleggio moderno

La settima sessione del Master in Noleggio, il percorso formativo promosso da Rental Academy per accompagnare i professionisti del settore verso un modello di gestione più consapevole e competitivo, ha messo al centro uno dei temi più strategici per le imprese: la valutazione delle performance economiche.

Un argomento cruciale, che si è intrecciato con la cultura del dato, gli strumenti digitali e le potenzialità emergenti dell’intelligenza artificiale. A guidare l’incontro, Gian Luca Benci, CEO di Alias2k, che ha condotto i partecipanti attraverso una lezione che ha unito strumenti operativi e visione gestionale, con l’obiettivo di rafforzare il legame tra numeri, decisioni strategiche e risultati.

Controllo di gestione, come raccogliere i dati in un’azienda di noleggio

Gian Luca Benci ha aperto i lavori ribaltando la convinzione diffusa secondo cui la digitalizzazione sia innanzitutto una questione di strumenti. Al contrario, tutto comincia dall’organizzazione e dalla consapevolezza interna: un’azienda che non attribuisce valore alla qualità dei propri dati costruisce le proprie analisi su fondamenta fragili.

Gian Luca Benci

La qualità del dato, ha spiegato il docente, non è una variabile tecnica, ma un presupposto strategico: “Se inserisco informazioni sbagliate o incomplete, otterrò risultati altrettanto sbagliati”. Un errore di codifica, un’informazione duplicata o un campo lasciato vuoto per mancanza di tempo sono piccole disattenzioni che compromettono gravemente la possibilità di effettuare analisi efficaci.

Costruire una cultura del dato richiede un approccio sistemico: significa responsabilizzare le persone, dotarle di strumenti semplici da usare e rendere tangibile l’impatto positivo del loro contributo. “Mostrare con dashboard efficaci l’impatto positivo del lavoro svolto può motivare tutto il team”, ha sottolineato Benci, evidenziando come la restituzione visiva dei risultati rappresenti un elemento chiave per rafforzare l’engagement interno.

Ma questo processo non può funzionare senza una chiara attribuzione delle responsabilità: “Ogni tipo di dato deve avere un referente preciso, altrimenti la qualità diventa un obiettivo di tutti e, di conseguenza, di nessuno”.

Controllo di gestione nel noleggio, gli indicatori di riferimento

Quando i dati sono affidabili, diventano la chiave per comprendere e migliorare la redditività. Due, in particolare, sono gli indicatori al centro della gestione del noleggio secondo Gian Luca Benci: il Time Utilisation (TU), che misura l’efficienza operativa, e il Financial Utilisation (FU), che valuta la redditività dei mezzi: “TU e FU sono la regina e il re del noleggio. Il Time Utilisation ci dice se le macchine stanno lavorando; il Financial Utilisation, se ne vale la pena”.

Il valore reale di questi KPI emerge nel confronto reciproco e nell’analisi nel tempo. Ad esempio, un TU elevato accompagnato da un FU basso segnala un problema di marginalità – spesso legato a politiche di pricing troppo aggressive. Se entrambi sono bassi, si è di fronte invece a una situazione critica che richiede un’azione immediata.

In ogni caso, l’obiettivo finale dell’analisi dei dati è orientare l’azione. Secondo Benci, le leve su cui un’impresa di noleggio può intervenire per migliorare la redditività sono principalmente tre.

Le tre leve di gestioni fondamentali

La prima è quella del prezzo: incrociando TU e FU, è possibile scoprire se un’elevata operatività nasconde scarsa redditività. In questi casi è necessario rivedere le politiche di sconto e introdurre logiche di pricing dinamico per adattare il valore del servizio alla domanda e al contesto.

Segue la leva commerciale: se il TU è basso, potrebbe esserci un problema di posizionamento, di forza vendita o di capacità di generare lead qualificati. Il dato, in questo caso, orienta interventi mirati: potenziare la formazione, migliorare i processi di vendita, rivedere le campagne marketing.

Infine, la leva strategica per eccellenza: la gestione della flotta. Attraverso l’analisi dei costi di manutenzione e della redditività delle singole unità, si possono prendere decisioni oggettive sul ciclo di vita dei mezzi, in modo da comprendere con maggiore chiarezza quando è il momento di dismettere, sostituire o reinvestire.

Controllo di gestione nel noleggio, il ruolo delle dashboard

Nella seconda parte della sessione, il focus si è spostato sugli strumenti che consentono di tradurre l’analisi dei numeri in azioni di gestione consapevoli. Tra questi, le dashboard si sono affermate come strumenti imprescindibili per le aziende di noleggio: non solo offrono una visione sintetica dei dati aziendali, ma permettono anche di orientare le decisioni in tempo reale. Per svolgere efficacemente questo ruolo, tuttavia, devono essere progettate secondo criteri ben precisi.

Il primo è la chiarezza. Le dashboard efficaci non sono quelle più complesse o ricche di grafici, ma quelle che consentono di cogliere in pochi secondi lo stato di salute dell’azienda. “L’obiettivo non è riempire lo schermo di informazioni, ma selezionare pochi KPI fondamentali – quelli che davvero fanno la differenza – per evitare il sovraccarico”, ha chiarito il docente.

Il secondo è la personalizzazione, dato che ogni figura aziendale ha esigenze informative differenti: chi guida l’azienda deve monitorare trend generali e marginalità, mentre chi gestisce vendite o manutenzioni ha bisogno di indicatori operativi puntuali. Una dashboard ben progettata risponde a queste esigenze con layout su misura, capaci di fornire esattamente le informazioni richieste senza dispersioni.

Ma ciò che davvero distingue una dashboard statica da uno strumento di governo è l’interattività: “Le potenzialità delle dashboard vengono sfruttate fino in fondo quando queste consentono un’interazione avanzata. Ad esempio, poter cliccare su un indicatore aggregato, come il TU della flotta, per scendere nel dettaglio delle singole categorie o dei mezzi specifici, trasforma la dashboard in uno strumento dinamico di analisi”.