Alayan aumenta la produttività e la soddisfazione dei clienti grazie all’uso di Piko

Snellire i flussi documentali, ridurre gli errori e rendere immediatamente accessibili certificazioni, manuali e verifiche tecniche: è con questi obiettivi che Piko, il software sviluppato da Alias2k, si sta affermando come una delle soluzioni più interessanti per il mondo del noleggio.

Basato sull’intelligenza artificiale, il sistema è in grado di automatizzare l’intero processo di gestione della documentazione, collegando in pochi secondi ogni file alla macchina corrispondente, consentendo di digitalizzare e semplificare radicalmente un’attività fino a oggi complessa e a forte componente manuale.

Tra le realtà che hanno già deciso di adottarlo c’è Alayan, precedentemente nota come CGTE, uno dei principali player del noleggio in Italia e in Europa meridionale.

Con un utilizzo sempre più esteso, dalla fase pilota alla piena operatività in tutte le filiali, Piko ha introdotto un nuovo modello di gestione integrata che non solo alleggerisce il lavoro interno, ma migliora sensibilmente anche l’accessibilità alla documentazione da parte dei clienti, grazie al caratteristico sistema di consultazione tramite QR code.

In un’intervista rilasciata ai canali ufficiali di Alias2k, Piero Grosser, Fleet Manager di Alayan, ha approfondito i motivi della scelta, lo svolgimento delle fasi dell’implementazione e i primi risultati concreti in termini di produttività e soddisfazione del cliente.

Perché Alayan ha scelto Piko

Piero Grosser, Fleet Manager di Alayan

Quando e perché avete deciso di adottare Piko? Quali erano i principali problemi da risolvere?

Abbiamo deciso di adottare Piko circa sei mesi fa, principalmente per ottimizzare e snellire i processi di archiviazione di tutta la documentazione relativa agli asset a noleggio.

Volevamo rendere la documentazione accessibile ai clienti in modo semplice e veloce, tramite l’utilizzo di QR code. Infatti, i principali problemi che volevamo risolvere riguardavano la fruibilità della documentazione da parte dei clienti e l’ottimizzazione del tempo che impiegavamo a gestire i documenti.

Per quanto riguarda i clienti, volevamo che potessero accedere facilmente ai documenti relativi a una macchina o un’attrezzatura noleggiata, in qualsiasi momento. Inoltre, volevamo assicurarci che i clienti fossero in linea con i requisiti di legge sulla sicurezza.

Piko ci permette di farlo, perché gestisce tutti i documenti delle macchine e delle attrezzature, come i certificati di conformità, le verifiche INAIL e i manuali d’uso e manutenzione.

La fase di implementazione del software

Come si è svolta la fase di implementazione?

Alias ci ha supportato fin dall’inizio per configurare Piko con i documenti degli asset già esistenti e per inserire quelli dei nuovi asset acquistati. La sfida principale era l’allineamento nei nostri sistemi, in particolare tra il software di noleggio e Piko. In questo senso, stiamo finalizzando l’integrazione dei sistemi tramite API, che permetterà un allineamento automatico continuo.

Ad oggi, il sistema è in continua evoluzione: siamo in grado di caricare i documenti autonomamente e l’intelligenza artificiale di Piko, istruita da Alias, è sempre più precisa nella lettura e nell’identificazione dei documenti.

Come ha influito Piko sull’organizzazione del lavoro e sulla produttività del personale?

Piko ha cambiato il nostro modo di gestire la documentazione consentendoci, come ho già detto, un notevole risparmio di tempo. Oltre alla lettura e all’associazione automatica dei documenti, adesso stiamo lavorando alla configurazione che ci permette di gestire anche le scadenze in modo automatico.

Prima, questo processo era interamente manuale e richiedeva molto tempo. Grazie a Piko abbiamo dimezzato i tempi di gestione, abbiamo ridotto il consumo di carta e abbiamo centralizzato tutti i documenti su un’unica piattaforma, semplificando così sia il caricamento che la consultazione.

Come Piko ha migliorato l’esperienza dei clienti

Quali sono state le ricadute sull’esperienza e la soddisfazione dei clienti?

Abbiamo iniziato con una filiale pilota a Milano, che ci ha permesso di raccogliere feedback, sia da parte degli operatori che dei clienti, sull’utilizzo dei QR code. Da febbraio, abbiamo esteso l’utilizzo di Piko a tutte le nostre filiali e stiamo lavorando all’associazione delle macchine con i QR code.

I feedback dei clienti della filiale pilota sono stati molto positivi. Anche dai cantieri abbiamo ricevuto un ottimo riscontro. Si tratta di una customer experience nuova, in particolare per la facilità di accesso ai documenti di uso e manutenzione e ai certificati di conformità. I nostri clienti sono abituati a lavorare anche di notte, quando le filiali sono chiuse e la necessità di reperire la documentazione, che non può essere supportata da un nostro operatore, viene gestita interamente da Piko.

In futuro utilizzeremo anche la funzionalità di Piko per fornire ai clienti un accesso dedicato per la consultazione dei documenti relativi a tutti i loro noleggi, sia da ufficio che da cantiere. È sicuramente uno strumento che ci aiuterà tantissimo: la produttività interna è cresciuta davvero molto, ed è estremamente utile poter condividere in maniera automatica tutti i documenti con i clienti.

Nella strategia del nostro gruppo, sempre più orientata a un progresso internazionale, Piko è uno strumento che ci consente di offrire un servizio nell’interesse dei clienti di tutti e tre i paesi in cui operiamo.