Rental Academy – L’importanza di un prospetto ricavi

Nel nostro paese la cultura della misurazione dei risultati è troppo poco diffusa, purtroppo. Forse è per una questione di scarsa dimestichezza con i numeri, forse perché la misurazione dei risultati mal si sposa con la creatività e la genialità del piccolo imprenditore, o forse perché i numeri naturalmente intimidiscono, perché costringono a fare i conti, appunto, con l’eventualità dell’insuccesso.

Fatto sta che uno degli strumenti di gestione più importanti per un’azienda di noleggio (e per qualsiasi azienda, in realtà) è un conto economico aggiornato mensilmente. Non solo trimestrale o semestrale, o peggio ancora solo quello annuale di fine esercizio, ma proprio mensile. La scadenza entro cui bisognerebbe avere sotto mano le principali informazioni sull’andamento dell’attività aziendale è la metà o il giorno 10 del mese successivo.

E’ utile a questo proposito tenere conto che alcuni leader del noleggio (specialmente nel mondo anglosassone, ma anche in Italia) sono in pratica in grado di avere un aggiornamento del bilancio pro forma, o almeno delle sue voci principali, ogni giorno o quas

Non entriamo nel dettaglio di tutte le misure indispensabili per tenere sotto controllo la gestione aziendale, come ad esempio quelle, fondamentali, relative al parco beni a noleggio (time utilisation, dollar utilisation), o quelle altrettanto importanti sul ciclo incassi-pagamenti. Analogamente, non affrontiamo qui il tema dei costi, che merita un monitoraggio altrettanto approfondito. Come punto di partenza, limitandoci agli elementi di base relativi ai ricavi, occorre avere a disposizione:

• ricavi dell’ultimo mese;
• ricavi del mese precedente;
• ricavi dello stesso mese dell’anno precedente;
• ricavi cumulati dell’anno corrente;
• ricavi cumulati dell’anno precedente.

Questi valori dovrebbero essere disponibili, se necessario, suddivisi per le aree o i raggruppamenti significativi dal punto di vista aziendale: questi variano da impresa a impresa, e comprendono, a seconda dei casi, l’area geografica, il tipo di cliente, il gruppo di prodotti noleggiati. Dal punto di vista della natura, dovrebbero essere divisi tra ricavi da canoni, ricavi da attività accessorie al noleggio e ricavi da altre attività esterne al noleggio, se esistenti.

Avere questi dati a livello mensile consente di avere sempre sotto controllo l’andamento aziendale, e di individuare il prima possibile eventuali tendenze da sfruttare o problemi da risolvere. Logicamente, per poter avere questi dati a disposizione, occorre dotarsi di un sistema di gestione un minimo informatizzato: non è necessario avere per forza un gestionale ERP integrato in ogni funzione: per la maggior parte delle attività sarà più che sufficiente un foglio di Excel, purché aggiornato sempre in modo puntuale.