Lo stile migliore per le comunicazioni via email

Secondo voi è meglio scrivere un’email commerciale (promozionale, di vendita) con un tono formale o informale? Quale dei due ha maggiore probabilità di convincere chi legge?

I lettori affezionati di Rental Blog sanno che ci siamo già occupati diverse volte di email marketing, ossia di come gestire nel modo più efficiente ed efficace possibile le comunicazioni commerciali effettuate tramite la posta elettronica.

Un aspetto che forse non abbiamo approfondito completamente nel corso dei nostri post precedenti è lo stile di comunicazione da adottare: formale o informale?

In altre parole: è meglio parlare con il cliente (reale o potenziale) che, speriamo, leggerà il nostro messaggio, come se fosse una chiacchierata tra amici, oppure in modo formale, come se ci si fosse appena conosciuti?

La risposta è che è meglio adottare uno stile informale, colloquiale. Questo nonostante lo stile dominante delle comunicazioni di affari sia spesso quello formale e rigido suggerito dalla tradizione. Certo, non stiamo dicendo che si deve passare a uno stile eccessivamente informale, esagerato e sopra le righe, ma che conviene abbandonare uno stile di comunicazione via email ingessato e pieno di formalismi, spesso inutili.

Il motivo è molto semplice: perché lo supportano i dati.

Certo, verrebbe dire che lo stile informale è migliore perché si stanno sempre di più diffondendo in tutti i contesti (e quindi anche in quello del business) i social network e altri mezzi di comunicazione dove vige uno stile “alla mano”. O anche perché lo stile “burocratese” viene spesso considerato come uno stile opaco e poco trasparente, usato da chi ha qualcosa da nascondere: pensate all’ultima volta che la vostra banca vi ha scritto una lettera per comunicarvi il peggioramento delle condizioni del conto: in che tono era scritto il messaggio?

Ma oggi anche altre informazioni scientifiche corroborano questa tesi.

Le analisi sull’efficacia della comunicazione

Occorre chiarire fin dall’inizio che non si tratta di analisi condotte nel mondo degli affari ma in altri contesti, e in particolare in quello dell’educazione e dell’insegnamento online. Non sono infatti disponibili molti studi effettuati nel campo del marketing (e questo è un peccato, perché anche in questo campo sarebbe possibile condurre studi interessanti), ma fortunatamente sulla rivista americana Teacher Magazine nel 2015 tre professori (Paul Ginns, Herbert Marsh e Andrew Martin) hanno analizzato i risultati di molteplici studi condotti sull’impatto dello stile di comunicazione sui livelli di apprendimento degli studenti che seguivano i corsi online.

Nell’email marketing, meglio adottare uno stile colloquiale

Gli studi analizzati riguardavo quattro aspetti specifici della comunicazione:

• l’uso della prima/seconda persona (io/tu) rispetto alla terza (lei);
• l’uso di frasi rivolte direttamente al lettore;
• l’uso di richieste espresse in tono cortese o piuttosto di ordini con tono imperativo;
• l’uso di formule che rendevano più visibile la personalità di chi scrive.

Quali sono stati i risultati?

Gli studenti che hanno affrontato lezioni scritte in tono più informale le hanno giudicate più amichevoli e meno difficili. E quando lo stile di scrittura era più personale e colloquiale, gli studenti si ricordavano le lezioni meglio e riuscivano più facilmente a risolvere gli esercizi collegati a quello che avevano studiato.

In altre parole, in campo scolastico lo stile colloquiale è vincente.

Lo stile colloquiale per l’email marketing

Alcuni studiosi hanno provato ad analizzarne il motivo: secondo i primi ricercatori a essersi occupati di questo tema, fin da piccoli siamo abituati a interagire con gli altri con uno stile colloquiale, e quindi prestiamo più attenzione a quello che ci viene detto con questo tono. Fin dall’inizio dobbiamo stare attenti a quello che ci dicono genitori e maestri (cosa che fa molto comodo in seguito, quando dobbiamo ascoltare quello che ci dicono mogli e fidanzate!).

Se questa teoria è corretta, viene facile capire perché lo stile colloquiale sia migliore di quello formale: la conversazione viene percepita come personale, e quindi meritevole di maggiore attenzione.

Nel campo dell’apprendimento, la maggiore attenzione al testo della lezione porta a una migliore comprensione.

Nel campo degli affari, la maggiore attenzione al contenuto dell’email commerciale porta all’azione.

Ecco perché è utile scrivere le proprie email in modo colloquiale e informale.