Una fase delicata delle attività di noleggio

Qualsiasi attività di noleggio è opportuno che si fondi sull’utilizzo di una modulistica completa e corretta da un punto di vista legale. In primo luogo è importante avere delle condizioni generali di contratto in grado di tutelare il noleggiatore in caso di contestazione.

Ma altrettanto importanti sono le procedure che regolano la consegna del bene noleggiato e il suo rientro al termine della locazione. Questa fase è cruciale perché fissa lo stato del bene noleggiato nel momento in cui passa nella disponibilità del cliente e ne verifica la conservazione al termine del periodo di noleggio, al rientro nella disponibilità del noleggiatore. Sono queste due fasi che, se correttamente regolate ed organizzate, possono prevenire numerosi problemi per l’azienda di noleggio e consentire un notevole riduzione dei rischi di contenzioso.

L’importanza della modulistica

È proprio sulla redazione ragionata della modulistica che si regge la procedura di consegna. In particolare è necessario predisporre dei moduli che contengano al loro interno una dettagliata checklist degli elementi che compongono il veicolo o il macchinario noleggiato e ne descrivano dettagliatamente lo stato. L’ideale è sempre corredare il modulo di consegna con documentazione fotografica comprovante l’effettivo stato del bene. La modulistica relativa alla consegna deve sempre essere sottoscritta da entrambe le parti contrattuali in contraddittorio. Al rientro dovrà essere predisposta la medesima checklist per la verifica dello stato del bene, andando qui a verificare eventuali difformità o danneggiamenti eccedenti la normale usura dovuta all’utilizzo. Anche questa modulistica dovrà essere sottoscritta da entrambe le parti e farà fede così circa lo stato del bene al momento della riconsegna.

Archiviazione e tracciabilità

Il noleggiatore, con l’ausilio di appositi applicativi gestionali oggi facilmente reperibili, dovrà organizzare un sistema aziendale per garantire l’archiviazione e la tracciabilità di questa documentazione in caso di contestazioni successive, anche a distanza di tempo. In questo modo potrà difendersi più efficacemente anche verso obiezioni pretestuose, magari finalizzate a ottenere una diminuzione o una dilazione del pagamento del corrispettivo.

L’importanza di queste due fasi giustifica anche la progettazione di un percorso formativo specifico per gli addetti alla consegna e riconsegna dei beni, in modo che siano perfettamente consapevoli delle implicazioni della loro attività e vi prestino la dovuta attenzione. Da ultimo può aiutare anche la predisposizione in sede di cartellonistica, dove siano evidenziati chiaramente obblighi e diritti relativi a questa fase (orari di consegna e rientro, documentazione necessaria, meccanismi applicabili in caso di danno e coperture assicurative). Il cliente e i suoi preposti avranno così un quadro chiaro delle dinamiche contrattuali e non potranno poi opporre alcuna eccezione.