Una segretaria a noleggio

Una segretaria a noleggio

La segretaria fissa a tempo pieno oggi in pochi se la possono permettere, soprattutto nella schiera di imprenditori individuali o di PMI che gestiscono attività con il fatturato non certo di una multinazionale. Però bisogna che una segretaria ci sia, e che gli altri siano convinti che lei ci sia, anche se magari non è proprio così.

Un professore tedesco si è infatti inventato la segretaria a distanza. Che risponde stando in un altro paese, ma sembra essere presente nell’ufficio. Tutti i giorni, a orario continuato, senza ferie né malattia. L’idea nasce infatti nel 2000 con la Deutsche Bureau, fondata dal professor Günter Faltin, docente della Freie Universität di Berlino.

La segretaria virtuale risponde in modo professionale a nome del cliente e gestisce le telefonate secondo le sue indicazioni. Passa direttamente le chiamate urgenti, oppure prende nota e manda messaggi dettagliati in tempo reale mediante il mezzo di comunicazione prescelto (sms, fax o mail). Può anche fare da centralino, smistando le telefonate ai vari responsabili di area. Ha anche un lista “vip”  di coloro che devono essere passati sempre e comunque. E’ quindi come una linea aggiuntiva per i momenti in cui il traffico di chiamate sul cellulare è tantissimo, o per quando si è in riunione e non si può essere in alcun modo disturbati. Nessuna chiamata persa, nessun imprevisto frainteso. In più, il servizio è multilingue.

Secondo Stefano Martis, responsabile per l’Italia di Segretaria24, in Germania ha spopolato e in Italia sta prendendo piede. A richiedere il servizio sono soprattutto giovani imprenditori, avvocati, commercialisti e studi tecnici.

Se paragonato a quello di una segretaria in carne e ossa, il costo è conveniente. Una segretaria tradizionale costa in linea di massima oltre 1.100 euro per 35 ore di lavoro settimanali. A questo si deve aggiungere anche il costo del tempo o dell’agenzia per trovarla, e il fatto che le nuove normative introdotte in tema di lavoro di certo non facilitano l’uso di contratti flessibili per le aziende.

La segretaria a distanza invece costa 39 euro al mese per il servizi base, o 79 euro per un servizio standard, di cinque giorni su sette dalle 9 alle 20 orario continuato. A questi vanno aggiunti i costi delle chiamate ricevute mensilmente dal cliente (un costo fisso a chiamata, più una tariffa al minuto), che costituisce un vantaggio per le attività più piccole (che verosimilmente ricevono meno chiamate). C’è poi la versione “professionale”, che copre fino a cinque collaboratori e copre tutte le ore del giorno, e costa 179 euro al mese. A questo poi si possono aggiungere servizi aggiuntivi (ad esempio la prenotazione di biglietti) e pacchetti personalizzati.

Nel back-office (è proprio il caso di dirlo), che si trova a Berlino, le segretarie hanno una postazione dove vedono la telefonata e le istruzioni che il cliente ha condiviso sulla sua gestione come gestirla, se lasciare un messaggio, eccetera). Tutte sono italiane e tutte sono state preventivamente formate per compiere il loro lavoro al meglio.

In questo modo diventa oggetto di outsourcing un altro dei servizi necessari per la creazione e la gestione della propria azienda, e anche in Italia, sia pure limitatamente ai compiti “puri” della segretaria diventa possibile avere un personal assistant che svolge le mansioni per noi. Una pratica che negli USA è molto diffusa, grazie alla possibilità di trovare assistenti che parlano inglese in altri paesi a basso costo (l’India ad esempio).

Certo, da un call center di Berlino, a conferma di quello che cantava Antonello Venditti, come faranno adesso le segretarie a farsi sposare dagli avvocati?