Social media: da distrazione a strumento di comunicazione

Tutti possono contribuire ai social media aziendali

Come molte aziende hanno scoperto, la presenza sui social media (Facebook, Twitter, YouTube e gli altri) può avere un impatto positivo sull’attività aziendale. La connessione diretta che questi strumenti consentono con clienti e potenziali clienti è molto importante dal punto di vista del marketing delle vendite.

Una delle domande che le aziende si fanno più spesso quando creano la propria strategia di comunicazione con i social media, è: “apriamo questi canali a tutti i dipendenti aziendali?”. Alcuni infatti sostengono che consentire l’accesso ai vari social media durante l’orario di lavoro provoca una riduzione della produttività. Da questo deriva l’inserimento di filtri che limitano o vietano del tutto accesso a Facebook, Twitter e altri siti di questo genere.

Tuttavia, secondo uno studio condotto presso l’Università di Melbourne, non tutto il male viene per nuocere. Sembra infatti che quando i dipendenti si prendono un po’ di tempo per visitare siti per loro interessanti, come quelli dei social media, questo crea una sorta di pausa che aumenta loro capacità di concentrazione sul lavoro. Secondo gli scienziati che hanno condotto lo studio questo può portare a un aumento della produttività di circa il 9%, perché lavorare su qualcosa con la mente più fresca aiuta a concentrarsi meglio.

La realtà è che comunque i dipendenti non lavorerebbero al 100% ai compiti a loro assegnati: la pausa caffè, una visita alla toilette o due chiacchiere con i colleghi costituiscono già ora delle pause ben presenti nella routine quotidiana del posto di lavoro. La domanda a questo punto diventa: “vogliamo fornire una ulteriore distrazione ai dipendenti, anche se questa è connessa all’attività di marketing dell’azienda?”.

La risposta è “Sì”, a patto che si seguano alcune linee-guida, che possono aiutare da un lato a preservare la produttività dei dipendenti, e dall’altra evitare clamorosi autogol di comunicazione (di cui peraltro la rete è piena). Vediamole insieme.

Mettete tutto per iscritto

Specificate bene che cosa è consentito pubblicare sui vostri social media. Si parte da alcune regole ovvie (non si pubblicano informazioni riservate, né quelle sui clienti, né quelle ad esempio sui salari dei dipendenti), per passare a quelle meno scontate, come ad esempio impostare ogni messaggio con un tono positivo. Le informazioni relative ai propri clienti dovrebbero essere logicamente condivise con il permesso di questi ultimi, ma è anche possibile stabilire che esse non saranno mai pubblicate in alcun caso. Una buona regola di partenza e che sui social media non si pubblica niente che non si pubblicherebbe sul proprio sito web aziendale.

Tutte queste regole andrebbero scritte su un documento che deve essere letto e controfirmato per accettazione da ogni dipendente. In questo modo sarà più facile che ciascuno sia conscio dei rischi connessi a questa attività.

Cominciate piano piano

Invece di far partire tutti fin dal primo momento, iniziate formando un gruppo ristretto. Invitati alcuni dipendenti a farne parte, assicurandovi che la partecipazione sia per tutti opzionale. In questo modo vi assicurerete che partecipi solo chi è davvero interessato. Condividete con queste persone le regole del gioco, dopodiché lasciate che siano loro a passare parola con i propri colleghi. Saranno loro a fornirvi stimoli e suggerimenti su dove e come intervenire per migliorare la vostra presenza online.

Procedete in questo modo, aprendo la partecipazione a un gruppo di dipendenti sempre più ampio. Non forzate nessuno in tal senso.

Tenete presenti i sistemi informativi

I social media sono uno di quegli ambiti in cui è indispensabile sentire il parere della funzione IT o di chi si occupa dei sistemi informativi. Occorre infatti mantenere anche in questo caso elevati standard di sicurezza delle informazioni aziendali e un minimo di controllo su chi può pubblicare cosa.

Poi magari dopo qualche tempo bisognerà affidare a qualcuno nello specifico il compito di tenere aggiornati i vari profili dell’azienda, ma nel frattempo conviene assicurarsi che, soprattutto in un ambiente in cui più di una persona può occuparsi della cosa, non si creino problemi di sicurezza.

Date il buon esempio

Se i dipendenti vedono che l’Amministratore Delegato o il Presidente dell’azienda usano Facebook o Twitter, anche loro saranno spinti a farlo, a prescindere dalle dimensioni e dalla struttura aziendale.

In conclusione, contrariamente a quello che alcuni pensano, i social media non sono soltanto una moda. Cambieranno le finalità e gli strumenti, ma resterà l’importanza per le aziende di utilizzare questi canali. E quelle che coinvolgeranno i propri dipendenti saranno quelle più avanti da questo punto di vista. Con un approccio graduale e coordinato non solo la produttività aziendale non ne risentirà, ma ne risentiranno invece (in positivo) le performance aziendali.

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