Office a noleggio
Nonostante la diffusione di diverse alternative (open source o di altre aziende), Microsoft Office è di fatto lo standard aziendale per la gestione dei documenti come presentazioni, testi e fogli di calcolo.
Ogni volta che Microsoft rilascia una nuova versione di Office, una vasta platea di aziende si domanda se valga davvero la pena di fare il passaggio, o se il costo della migrazione non sia superiore ai potenziali vantaggi.
I canali di acquisto del prodotto sono in genere quelli tradizionali: rivenditori autorizzati, Internet, oppure i programmi di acquisto multilicenza che l’azienda di Redmond usa per proporre sconti a volume alle grandi imprese.
Un nuovo sistema: Office 365
Con il lancio di Office 365, la soluzione cloud di Microsoft, nasce però un nuovo modo di acquistare la disponibilità della suite di applicazioni per ufficio. Diventa infatti possibile sottoscrivere un abbonamento mensile che, nelle sue versioni più avanzate (chiamate E3 ed E4), comprende una copia di Office Professional Plus. Quest’ultima è la versione di Office più completa, con inclusi non solo i “classici” Word, Excel, Powerpoint e Outlook, ma anche il software per database Access, quello per la gestione degli appunti OneNote, Publisher e molti altri. Il costo mensile è di 19 euro per utente.
E’ utile a questo proposito sgombrare il campo da equivoci: Office 365 è effettivamente un sistema per usare i vari programmi online (che, per alcuni utenti, potrebbe essere più che sufficiente), oltre che ad avere la possibilità di usare Outlook sempre online, con accesso a Exchange Online e una casella da 25 Giga di spazio, con l’integrazione nella propria Active Directory (il sistema di accesso ai PC e ai server negli uffici) e di usare altri strumenti di collaborazione per i professionisti e le aziende.
Ma la licenza di Office Professional Plus compresa nel pacchetto dà diritto al download vero e proprio del software sul proprio PC, per un utilizzo anche in assenza di connessione di rete. Ma non solo: l’acquisto di una licenza consente l’installazione su fino a 5 dispositivi diversi per ciascun utente. Il sistema prevede infatti l’accesso a un sito Microsoft, che registra l’iscrizione e i pagamenti, e verifica il numero di installazioni effettuate. Se non si rinnova il pagamento, dopo 60 giorni il software entra in una modalità di funzionamento ridotta che consente di aprire i file ma non di modificarli.
I vantaggi del noleggio di Office
Ci sono molti benefici nel passaggio al noleggio di Office Professional Plus: la dilazione nel tempo delle spese immediate per l’acquisto o l’aggiornamento, l’accesso a un vasto sistema di risorse online nella nuvola, il pagamento mese per mese, che si può interrompere in qualsiasi momento, la disponibilità della versione di Office più completa, sempre aggiornata all’ultima edizione disponibile.
Ovviamente, ciascuna azienda deve fare le proprie valutazioni in termini di effettiva necessità di fare l’aggiornamento (Office 2007, già acquistato in passato, potrebbe infatti essere più che sufficiente per i propri bisogni), di necessità di acquisto (magari per coprire situazioni, diciamo, non proprio limpide di possesso del software), e di necessità di avere accesso ai programmi anche dall’esterno (una bella comodità, ma non indispensabile per chi lavora sempre e solo in ufficio).
E’ anche possibile fare una prova gratuita di un mese: l’unica accortezza da avere è di non sosvrascrivere la copia di Office già in proprio possesso, perché se non si passa alla modalità a pagamento bisogna disinstallare la versione di prova.
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