“Con BrickApp abbiamo messo a punto uno strumento potente e versatile che lavora con un unico motore comune a tutti i nostri prodotti – spiegano Andrea Boldrini e Lorenzo Allegrezza di XGroup – e siamo pertanto in grado, nella logica che ha reso famoso in tutto il mondo il gioco del Lego, di aggiungere o togliere mattoncini già sviluppati o appositamente creati per il nuovo cliente per personalizzare a piacere il software sulla base delle sue esigenze”.
Il sistema gestionale messo a punto è operativo su diversi settori (noleggio, manutenzioni, assistenza, meccanica, traslochi, edilizia, produzione meccanica, consulenza, formazione) ossia laddove è importante gestire efficacemente il collegamento tra il personale di back office con chi opera in esterno, sul campo. “Infatti – aggiungono – ogni nuova potenzialità sviluppata dai nostri programmatori mediante i continui feedback con gli utilizzatori del sistema, potrebbe essere resa disponibile a richiesta a tutti i nostri clienti con il risultato che, chi si affida al nostro prodotto, se lo ritrova costantemente potenziato e migliorato nel corso del tempo”.
L’App per il noleggio di macchine e attrezzature da lavoro, BrickNolo, è nata proprio in questo modo: creata su misura delle esigenze dei primi clienti del settore che si sono rivolti a XGroup, viene continuamente sviluppata per soddisfare o anticipare ogni loro richiesta. Partiamo da uno sguardo all’impostazione grafica, importante tanto quanto la parte software, perché contribuisce a facilitarne l’uso.
I tasti a sinistra sono sempre visibili e richiamano le funzioni chiave (ad esempio, clienti, sopralluoghi, offerte, planning, ritiri, consegne, personale); mentre i tasti a destra e in basso si adattano all’attività richiamata per ottimizzarne la funzione. Semplice, intuitivo, efficace. Tornare alla videata iniziale è a portata di un click. I campi sopra le colonne consentono di ricercare il cliente, macchina, indirizzo con una velocità davvero sorprendente.
Chi opera in cantiere o a contatto con il cliente non può subire perdite di tempo e questo strumento, disponibile ad esempio sul Tablet, semplifica enormemente il suo operato. BrickNolo lavora anche in modalità offline, nel caso in cui non sia disponibile una linea internet, sulla base dei dati caricati nel corso dell’ultima connessione e provvede automaticamente ad aggiornare le informazioni non appena ritrovi la linea disponibile.
Attività commerciale
BrickNolo consente di gestire tutte le fasi riguardanti il rapporto con il cliente, in un sistema condiviso, efficace per tutti gli operatori che ne avranno l’accesso. La richiesta ricevuta dal cliente (ad esempio l’offerta di noleggio o di assistenza, una segnalazione, la visita in cantiere) sarà registrata dal ricevente sul dispositivo e “assegnata” a un incaricato il quale si occuperà di gestirla registrandone lo sviluppo fino alla sua chiusura. Uno dei Brick integrabile con l’App sarà la funzione CRM che consente la gestione dell’agenda del reparto commerciale, immediata e a lungo termine.
Il reparto ha sempre a propria disposizione una serie di strumenti importanti:
- l’informativa di tutte le offerte predisposte e andate a buon fine con il cliente e la situazione dei mezzi in assistenza presso l’officina;
- le immagini e manuali tecnici di tutte le macchine
- la situazione contabile riferita anche a eventuali insoluti o blocchi amministrativi (per i casi in cui sia disponibile o possibile il collegamento con il software amministrativo aziendale);
- il planning delle macchine disponibili per il noleggio e il loro stato con possibilità di impegnare sul posto le macchine prenotate;
- la possibilità di effettuare fotografie sul posto per dialogare con i responsabili interni i quali avranno disponibili le immagini in tempo reale per poter essere di supporto e redigere eventualmente l’offerta direttamente sul dispositivo.
Attività di noleggio
Il noleggio è, ovviamente, il cuore del prodotto: BrickNolo, infatti, consente di gestire il planning delle macchine impegnate e di quelle disponibili per il noleggio, i documenti per il ritiro e la consegna e tutta la documentazione relativa. Sarà possibile modificare le prenotazioni indifferentemente dal planning o dalle offerte/ordini così come l’inserimento di nuovi clienti.
Il planning dell’App gestisce il noleggio – con o senza operatore – pianificando anche l’attività del personale dedicato per quello “a caldo”. La consegna e il ritiro delle macchine è gestita tramite PC o dispositivi mobili, completando i dati già automaticamente disponibili (caratteristiche macchina, km e/o ore di utilizzo, eventuali danni presenti al momento della consegna) con quanto definito con il cliente sul posto. Lo strumento consente di firmare direttamente sul Tablet la ricezione della macchina e l’attestazione della familiarizzazione ricevuta, creando automaticamente un documento pdf che tramite e-mail arriva direttamente al cliente. Stessa cosa si ripete per la fase di ritiro della macchina in contraddittorio con il cliente per eventuali danni riscontrati.
Attività di Assistenza
All’interno dell’applicativo anche il reparto assistenza avrà a disposizione un apposito planning per le proprie attività, integrato con quello del noleggio per fermare e sbloccarne la disponibilità. Informaticamente potranno essere gestite tutte le fasi di predelivery tra due noleggi e l’attività di registrazione degli interventi di manutenzione programmata e straordinaria delle macchine, ore di intervento e ricambi utilizzati. In caso di richiesta di assistenza in cantiere, sarà possibile gestire tutto tramite App grazie alla disponibilità sul posto di manuali tecnici, fotografie e la registrazione degli eventuali accordi con il cliente.
Statistiche e Specifiche Tecniche
Un’altra importante caratteristica di BrickNolo consiste nel poter ottenere in tempo reale, con apposite rappresentazioni statistiche delle principali informazioni di interesse per il cliente come, ad esempio:
- attività commerciale e degli agenti;
- noleggi effettuati per cliente e per macchine;
- indicatori economici di redditività per singolo noleggio, macchina o cliente.
L’applicazione, inoltre, è stata sviluppata in modo ibrido e prevede la possibilità di essere utilizzata sui browser di pc e mac, su tablet ed è compilabile con smartphone attraverso l’App su Googleplay e Apple Store.
Il database dei dati può essere distribuito in più nodi o server per avere a disposizione più fonti e quindi più backup dei dati. Il server può essere installato anche internamente all’azienda e sincronizzato con i server esterni in modo da velocizzare l’accesso ai dati all’interno della rete aziendale.
Come abbiamo già evidenziato, Xgoup offre alle aziende un checkup personalizzato completamente gratuito, in modo da analizzare le reali esigenze aziendali e gli strumenti informatici/ cartacei in uso. In questo modo si potranno trovare soluzioni ottimali su misura per la struttura. Infine, BrickNolo si integra facilmente nei principali software in uso, rappresentando un’estensione naturale del gestionale amministrativo.
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