La storia di Tizio, Caio e Sempronio

In tutte le aziende è ormai ampiamente diffuso il concetto che il valore dell’azienda si basa sul valore delle persone, anche in quelle che apparentemente ripongono tale valore in una macchina o in un brevetto.

Spesso però ci fermiamo al concetto di “valore della persona”, ma non viene realmente applicato quando serve.

Tizio, Caio e Sempronio

Vi porto un esempio che spesso ci troviamo a vivere noi del settore IT presso i nostri clienti.

Il collaboratore, che noi chiameremo Tizio, se ne va e in azienda viene fatto un breve e approssimativo passaggio di consegne delle mansioni a Caio, un malcapitato collega che oltre al suo lavoro quotidiano dovrà sobbarcarsi anche quello di Tizio.

Questo passaggio di consegne è spesso superficiale per entrambi gli attori, frequentemente non motivati a fare tale attività: Tizio perché ha già la testa altrove, Caio perché scelto spin-taneamente a coprire tale ruolo, in attesa dell’arrivo del nuovo collega (che chiameremo Sempronio).

Di solito, in tale passaggio di consegne vengono esposti da Tizio i processi più comuni, circa un 50 per cento del lavoro quotidiano, di cui Caio ne capirà al massimo la metà.

Per non parlare del secondo passaggio consegne tra Caio e Sempronio. Solitamente, il passaggio delle mansioni avviene nel decimo del tempo, e sempre con la metà delle informazioni che servono, chiaramente quelle meno importanti di cui Sempronio riuscirà a metterne in pratica circa la metà.

All’arrivo di Sempronio, l’idea che risuona nella testa di Caio, come uno spot anni Ottanta, è: “tiè, beccati questo fardello che io c’ho altro da fare!”.

Se facciamo un rapido calcolo e immaginiamo che la mansione originaria eseguita da Tizio necessitava di mille informazioni. In base allo scenario di dispersione dati sopra indicato, Sempronio ne avrà a disposizione 62,5 per eseguire lo stesso lavoro che in origine era di Tizio.

Sempronio si troverà quindi costretto a chiedere le informazioni mancanti e le modalità operative per svolgere il nuovo lavoro nei corridoi dell’azienda.

O se le inventerà di sana pianta con un proliferare di fogli di Excel e cartelle di Windows che minano i processi operativi già consolidati nei reparti e possono portare soprattutto a non raggiungere mai l’obiettivo sperato, come invece riusciva a Tizio.

Cambiamento = evoluzione del sistema

Tutto ciò non va bene.

In questo modo, infatti, l’azienda perde valore. Si perdono anche gli automatismi e le sinergie create da Tizio con la sua esperienza e il suo apporto personale.

È necessario, invece, affrontare il cambio come un’opportunità per evolvere il sistema, partendo da ciò che Tizio aveva creato in azienda e integrando il nuovo portato da Sempronio, senza disperdere il valore iniziale.

In alcune di queste situazioni può essere d’aiuto un consulente applicativo: quando la mansione necessita, anche poco, di un’interazione con il sistema ERP, un consulente applicativo può fare da collante.

Il mio consiglio, in questi casi, è sempre quello di chiamare il consulente applicativo di riferimento che, in base alle mansioni di Tizio, potrà intervenire in modo più incisivo e proficuo nel passaggio di consegne a Caio e poi a Sempronio, senza disperdere quel valore nel tempo creato.

Quante volte ci capita, anche in assistenza telefonica, di interagire con nuovi utenti che ci fanno anche semplici domande su funzioni basilari del sistema e alla nostra richiesta di chiarimenti ci rispondono: “…non so, io sono qui da un mese… mi hanno detto che devo chiamare questo numero per sapere…”

Spesso ci si dimentica che il sistema ERP è lo scheletro dei processi aziendali e i muscoli, ossia le persone, hanno necessità di avere un’infrastruttura a sostegno. Altrimenti, nella migliore delle ipotesi, lavorano male o addirittura recano danno ad altri componenti creando danno all’azienda.

La qualificazione e riqualificazione del personale sono da farsi costantemente nelle nostre aziende e sono da monitorare con l’idea che sono investimenti che hanno sempre un ritorno economico in efficienza e professionalità dell’azienda.