Chi ha tempo non aspetti tempo recita un popolare proverbio, ma perché allora alcuni di noi spesso si trovano schiacciati da una serie di incombenze e priorità mentre altri riescono a organizzare la giornata in modo semplice? La parola chiave sta proprio nel termine organizzare.
Nei giorni scorsi ho partecipato a un breve workshop organizzato da Sara Ronzoni di Opere Geniali.
Dall’incontro è emerso come troppo spesso le persone tendano a riempirsi le giornate di incontri, appuntamenti o attività operative, senza tenere conto della preparazione che sta alla base delle suddette attività. O peggio non si valutano eventuali imprevisti che possono creare degli intoppi. Un esempio? Si mettono in programma 10 telefonate senza una scaletta degli argomenti da trattare o peggio ancora senza considerare che il nostro interlocutore potrebbe essere impegnato o fuori ufficio.
Inoltre, spesso ci capita di rimandare tutte quelle attività che ci risultano pesanti o poco piacevoli per dedicarci ad altre più stimolanti ma meno remunerative o urgenti. In parole povere procrastiniamo. Come facciamo a evitarlo? Ahimè la risposta è una sola. Dobbiamo liberarci prima di tutte quelle incombenze che ci risultano difficili. Più tempo aspettiamo più tendono a sembrarci difficili e pesanti. D’altra pere secondo la legge di Parkinson “il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.” Gli esperti suggeriscono di dimezzare le proprie dead line, concedendosi, poi, il 50% del tempo di margine, per esempio se fisso una scadenza tra 2 settimane la programmo per una ma mi tengo 3 giorni di sicurezza. Nel peggiore dei casi avrò consegnato tutto tre giorni prima. Questo permetterà di recuperare tempo prezioso per altre attività.
Il metodo GTD, Getting Things Done che in italiano suonerebbe come Detto Fatto, studiato e creato da David Allen, non pone l’attenzione sulle priorità dei compiti ma si prepone di creare e gestire delle liste di compiti e azioni precise. Creando uno schema mentale sarà più facile programmare e gestire tutte le attività, da quelle lavorative a quelle legate alla vita privata, ma non solo. Permetterà di delegare una serie di azioni in modo più rapido e preciso.
Allen suggerisce di organizzarsi seguendo dei principi chiari e precisi:
- Creare un sistema consolidato che permetta di registrare e tenere traccia di tute le azioni, basta un quaderno o un’app
- Raggruppare le azioni da fare per categorie. Allen suggerisce non organizzarle per progetti ma per luoghi dove queste azioni vanno compiute come per esempio al computer, al supermercato, a casa, in ufficio, in fiera e così via
- Non fare distinzioni fra lavoro e compiti privati, il nostro cervello non percepisce questa differenza, perché impegnarlo inutilmente?
- Se un’azione può essere fatta in meno di due minuti va fatta subito
- Fare una revisione settimanale per valutare priorità eliminate e quelle in entrata.
- Organizzare le proprie attività in ordine di priorità, Allen suggerisce di creare delle cartelle nominate
- Prossime azioni (le urgenze)
- Progetti ( ciò che va rivisto periodicamente )
- In attesa (attività per cui si è delegato un’azione a qualcun altro)
- Da leggere (le attività che non richiedono immediatezza)
Voi, come gestite il vostro tempo? Avete strategie o soluzioni alternative da suggerirci? Oppure vi sembra di non avere mai abbastanza tempo?
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