Abbiamo pensato di rendere più interessante e attrattivo l’argomento della pianificazione e del controllo delle attività di un noleggiatore, descrivendo una tipica case history, dove l’integrazione delle informazioni portate dalla soluzione software gestionale NAV RENTAL, conferisce efficienza e innovazione a tutti i soggetti coinvolti nella gestione dei processi.
La direzione commerciale per la propria rete vendita o il commerciale stesso, interroga l’elenco dei clienti o dei potenziali clienti da visitare, fornito dal modulo CRM di NAV RENTAL e organizza i propri appuntamenti, telefonando e visitando l’azienda presso la sede o presso il cantiere per il sopralluogo. Prima dell’incontro o della telefonata, ovunque si trovi grazie alle APP per smartphone e tablet, si prepara utilizzando le informazioni che NAV RENTAL gli fornisce: se è un potenziale cliente (o lead in gergo), le informazioni raccolte sulla tipologia di azienda, i mezzi che potrebbe noleggiare, i cantieri su cui opera e i concorrenti da cui noleggia.
Se invece è già un cliente, il fatturato sviluppato nell’ultimo periodo suddiviso per famiglia di mezzi noleggiati e di tipologia di contratti (periodo di noleggio, servizi acquistati), la “qualità” dei pagamenti e se vi sono insoluti, i prezzi applicati nei precedenti contratti, le promozioni offerte, gli eventuali problemi legati all’assistenza che il cliente ha avuto in passato e se vi sono ticket di assistenza aperti.
Durante l’incontro o la telefonata, analizzando il planning può verificare i mezzi della famiglia richiesta disponibili nel periodo e, se il noleggio è a caldo, anche la disponibilità dell’operatore; di conseguenza può fare il preventivo, confermare la prenotazione e/o il contratto facendolo firmare digitalmente attraverso l’APP e inviandolo immediatamente via mail. Se, prima dell’emissione definitiva del contratto, è previsto un livello di approvazione da parte della direzione commerciale (per verifica prezzi o altro) o dell’amministrazione (per verifica affidamento), il documento rimane in una fase di “attesa approvazione”, mentre gli utenti che se ne devono occupare ricevono una notifica.
La prenotazione o il contratto inseriti aggiornano in tempo reale il planning e di conseguenza il back office commerciale del documento appena stipulato, l’officina per la preparazione del mezzo; se il noleggio è “a caldo” aggiorna il planning dell’operatore informandolo sul servizio da svolgere. Qualora sia previsto il trasporto, chi se ne occupa in azienda può organizzarlo sia verificando la disponibilità dei mezzi di trasporto interni sia inviando un ordine al trasportatore esterno.
In fase di consegna del mezzo, sul piazzale l’operatore ha a disposizione sull’app di NAV RENTAL l’elenco dei mezzi da consegnare nella giornata e può creare molto facilmente il documento di consegna acquisendo i dati di chi lo ritira con foto del documento d’identità e patente e/o patentino se richiesti, fotografando lo stato del mezzo e acquisendo (sia in modalità grafometrica sia semplice) la firma di consegna. Il documento di consegna del mezzo con allegate tutte le informazioni acquisite (foto comprese) viene quindi inviato via mail agli indirizzi indicati dal cliente e allegato con la gestione allegati di NAV RENTAL al documento
Analogamente al rientro del mezzo, dall’elenco delle matricole in noleggio sull’APP di NAV RENTAL, l’operatore può selezionare la matricola in restituzione e acquisire tutte le informazioni richieste per compilare il modulo di reso con relative foto dello stato del mezzo e l’inserimento del rilevamento di eventuali danni che, con procedimento analogo alla consegna, sono inviati via mail agli indirizzi del cliente. In automatico, registrato il rientro, viene aggiornato il planning di NAV RENTAL avvisando il back office commerciale della chiusura del contratto (o almeno della riga contratto relativa al mezzo rientrato) per la fatturazione sulla base delle condizioni definite; verso l’officina viene generato un ordine di manutenzione del mezzo per il ripristino e la preparazione per un nuovo noleggio.
E la direzione, quali strumenti ha a disposizione per tenere sotto controllo l’azienda? Utilizzando il Work flow di NAV RENTAL (ossia la possibilità di definire i momenti del processo gestionale in cui “informaticamente” autorizza il passaggio del documento alla fase successiva) può autorizzare o meno prezzi e promozioni definite dal commerciale in offerta/contratto con un semplice click e può essere informato anche via mail di determinati eventi che accadono (ad esempio il rientro di un mezzo con danno, l’insoluto di un cliente, eccetera) e che ha configurato lui stesso.
Con le statistiche fornite dal modulo NAV RENTAL STATISTICS ha, infine, sotto gli occhi le informazioni che servono per condurre l’azienda e con le quali discutere con i reparti operativi definendo le tattiche e le strategie di gestione del business, modificandole e adattandole agli eventi e cogliendo rapidamente tutte le opportunità strategiche e operative.
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