Collaborazione e condivisione con Microsoft 365

Promuovere e supportare una cultura di condivisione delle conoscenze è essenziale per colmare i gap di competenze all’interno della propria organizzazione, per incrementare il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti, oltre che per stimolare i leader aziendali nei loro compiti. Le organizzazioni che supportano la condivisione del sapere sono più competitive, più agili e con una forza lavoro maggiormente coinvolta e motivata.

Un po’ di storia

Tutto è iniziato negli anni ‘80 quando si diffonde in azienda l’Office Automation, inteso come la graduale sostituzione delle macchine da scrivere e delle calcolatrici con i primi personal computer. Gli strumenti di quel periodo oggi fanno sorridere per capacità elaborative e di memorizzazione, ma sono stati rivoluzionari per la prima digitalizzazione del lavoro in azienda. Sono nati nelle “garage company” americane, dove alcuni ragazzi particolarmente svegli (due su tutti: Steve Jobs e Bill Gates) proprio in quegli anni stanno definendo il nuovo mondo dell’informatica individuale, che porterà i PC in tutte le case e nelle aziende più piccole, che ai tempi non potevano permettersi i costosi centri di calcolo delle grandi compagnie (che peraltro avevano cominciato a noleggiarli, proprio per i loro costi enormi). Questa rivoluzione renderà quelle company e i loro fondatori a consolidarsi come le più ricche società oggi sul mercato mondiale.

Su quei PC giravano sistemi operativi, Word processor e fogli elettronici antenati degli stessi programmi che continuiamo ad utilizzare ancora oggi nei nostri desktop. La “rivoluzione di Internet” di fine anni novanta e l’introduzione di nuovi dispositivi quali smartphone e tablet  nei primi anni del nuovo secolo – unita alla possibilità di acquistare e utilizzare servizi in modalità cloud e on demand a basso costo diffusasi esponenzialmente negli ultimi 3/4 anni, dai servizi per le aziende (banca online, hosting e-commerce e molti altri) a quelli individuali (social, booking, TV, musica, chatting  shop online, eccetera) – hanno portato allo scenario odierno di connettività e digitalizzazione diffusa. Nativi digitali e non, micro aziende o grandi compagnie, si confrontano con uno scenario completamente nuovo e in velocissima evoluzione.

Una azienda, più delle altre, è la protagonista principale di questa storia: la Microsoft. Windows, Word, Excel, Outlook, PowerPoint sono da sempre gli strumenti universalmente più diffusi e utilizzati: provate a immaginare la vostra azienda senza la possibilità di usare questi applicativi.

Dall’office individuale alla collaborazione

Ed è qui che nasce l’approccio collaborativo e condiviso, che ha come risultato un aumento dell’efficienza nel lavoro quotidiano di tutti, che migliora il rapporto con i clienti e la qualità del servizio, interconnette le funzioni aziendali, consente di ridurre le “zone oscure di conoscenza” (ossia quelle aree aziendali dove le informazioni patrimonio dell’azienda sono concentrate in un unica funzione/risorsa) e offre uno strumento al management per prendere decisioni più velocemente.

L’informazione, cioè l’asset più prezioso dell’azienda, risiede infatti nelle competenze acquisite dalle persone, negli archivi cartacei, nei sistemi gestionali e negli strumenti office individuali dove migliaia di file word, excel, pdf, mail sono archiviati  in cartelle distribuite su server e PC aziendali senza opportuna protezione e traccia della loro presenza, facile preda di virus e hackers. Scagli la prima pietra chi non ha mai perso un file, o non è stato più in grado di ritrovare l’ultimo aggiornamento fatto sui documenti in lavorazione.

In sintesi Il successo o il fallimento di un’impresa dipenderà sempre più dal modo in cui saranno raccolte, gestite e utilizzate le informazioni.

La soluzione Microsoft Teams

Con l’obiettivo di aiutare le aziende di piccole, medie e grandi dimensioni – quindi anche tutte le società di noleggio – a superare le barriere di adozione della collaborazione,  forte dell’esperienza nell’office automation di centinaia di milioni di aziende nel mondo, è nato Microsoft 365, cioè l’Office che già conosciamo e utilizziamo, con in più gli strumenti che permettono di collaborare e migliorare la produttività, ovunque, in qualsiasi momento e con qualsiasi device (PC, smartphone, tablet Windows, Android e iOS). La piattaforma unisce strumenti online e on promise (sui tuoi dispositivi) operando sia in presenza di connettività che offline, sincronizzando informazioni e documenti al ripristino della connettività. Ma quali sono quindi le novità?

Microsoft Teams è una piattaforma Cloud di Digital Workspace, ossia uno “spazio di lavoro digitale” che in un’unica interfaccia intuitiva e personalizzabile mette a disposizione degli utenti della tua azienda tutti gli strumenti digitali per svolgere il loro lavoro in modalità sicura e condivisa. Lo stesso CEO di Microsoft Satya Nadella ha presentato Teams come la piattaforma che: “riunisce Chat, Meeting, Note, Office, PowerBI, Planner e altre applicazioni per aiutare i team a portare a termine il proprio lavoro”. In Teams troviamo :

• Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, OneNote)
• Mail (Outlook ed Exchange on line con casella postale di 50Gb per utente)
• Spazio di archiviazione e condivisione (OneDrive con 1Tb di spazio per utente)
• Repository di gestione documenti e intranet aziendale (Sharepoint)
• Chatting tra utenti (Skype for Business ora integrato nella soluzione)
• Sistema di riunioni on line con utenti interni ed esterni all’organizzazione con possibilità di registrazione (Skype for Business fino a 250 partecipanti contemporanei)
• Pianificare le attività dei tuoi team di lavoro (Planner)
• Social network aziendale (Yammer)

La piattaforma include inoltre un portale di amministrazione IT per la profilazione degli utenti e la concessione dei permessi, oltre a garantire la security degli accessi. Per gli utenti, l’accesso è semplice, in modalità single signon (digito utente/password per accedere al dispositivo e non mi viene più richiesta poi nessuna password).

Inoltre, se in azienda il sistema gestionale è Microsoft (per i noleggiatori, ad esempio NAV Rental), è possibile interagire in modo integrato con la piattaforma.

E i costi?

Le licenze sono per utente in modalità subscription (canone mese/anno) con diversi piani per ogni esigenza aziendale: ad esempio il piano che include quanto ho descritto fin qui nell’articolo costa € 10,50 per utente (piano annuale alla data).  Ogni licenza copre le versioni complete installate e sempre aggiornate delle app di Office in 5 telefoni, 5 tablet e 5 PC o Mac per utente e gli aggiornamenti alle nuove versioni (ad esempio Office 2019) sono incluse nel canone.

Teams è compatibile con Windows 10, Windows 8.1, Windows 7 Service Pack 1 e con le due versioni più recenti di macOS.

In conclusione, possiamo ragionevolmente affermare che, in tempi in cui le aziende si pongono il problema di come adeguare e formare i propri team di lavoro alla Digital Trasformation, il tema della condivisione e della collaborazione è più che mai attuale ed è il primo passo, insieme alla scelta di un ottimo sistema, gestionale nel percorso di digitalizzazione dell’azienda di noleggio verso il futuro. Un futuro che è già qui soprattutto per i noleggiatori, come abbiamo ricordato al Rental Business Forum qualche mese fa, dato che molti sono ancora all’anno zero nel loro processo di alfabetizzazione digitale. Senza fare troppi salti in avanti, Microsoft offre già adesso una soluzione integrata, con un’esperienza utente già conosciuta, a costi sostenibili anche dalle piccole imprese.

Abbiamo altre scuse per non muovere questi primi passi verso la piena efficienza della nostra azienda di noleggio?