XGroup, un approccio flessibile all’implementazione del gestionale

L’introduzione dei software per la gestione dell’operatività aziendale ha cambiato il modo in cui i noleggiatori gestiscono le proprie attività, aumentando esponenzialmente l’efficienza organizzativa e di conseguenza la produttività.

Tuttavia, nonostante gli evidenti benefici, per molte aziende l’implementazione di questi software continua a presentare degli ostacoli significativi. Soprattutto per quelle meno strutturate, che faticano a trovare le risorse e il tempo necessario per seguire a dovere il processo di implementazione necessario per mettere il gestionale in funzione.

Ogni azienda, d’altronde, ha le proprie specifiche esigenze, e non sempre un software “preconfezionato” può adattarsi. Specialmente nel caso in cui siano già presenti in azienda altri sistemi informatici che potrebbero rappresentare un ostacolo per l’integrazione delle nuove funzionalità

È per rispondere a queste necessità che XGroup, software house bolognese con una vasta esperienza nel settore del noleggio, ha sviluppato un approccio flessibile e personalizzabile a seconda delle esigenze dei clienti, in modo da rendere l’implementazione di un nuovo gestionale un processo alla portata di tutti e privo di impedimenti.

Un supporto completo in tutte le fasi di installazione

Questo approccio si fonda su due elementi essenziali. Il primo è Easy4Rent, il software gestionale per il noleggio sviluppato da XGroup che consente di gestire in modo semplice e rapido tutti i processi tipici dell’attività di noleggio integrandosi alla perfezione con i sistemi informatici già presenti in azienda. È possibile approfondirne le funzionalità cliccando qui.

Il secondo, invece, è il supporto che i suoi consulenti forniscono all’azienda cliente in ogni fase del processo di implementazione del software, instaurando un dialogo continuo e assicurandosi che tutti i passaggi necessari vengano effettuati correttamente.

“Realizzare software personalizzati per i clienti è un’esperienza molto stimolante e coinvolgente”, ci racconta Lorenzo Allegrezza, titolare e Project Manager di Xgroup. “Installare un gestionale è un processo complesso: per questo collaboriamo attivamente con i clienti e ci assicuriamo che abbiano una comprensione chiara di cosa va fatto, come e con quali risultati”.

“Il noleggio è un settore molto variegato. Ogni azienda ha un proprio modo di gestire i processi, con competenze informatiche più o meno solide e in fasi diverse del processo di digitalizzazione. Lavorando per anni in questo settore ci siamo resi conto che molte aziende hanno intrapreso un percorso di digitalizzazione non armonico, senza una vera integrazione tra la parte operativa e quella amministrativa, arrivando a utilizzare tutt’oggi strumenti non più adeguati al grado di crescita raggiunto. Per questo abbiamo sviluppato un software facile da installare e che possa rispondere in modo soddisfacente a tutte queste esigenze”.

Lorenzo Allegrezza, Amministratore di XGroup

In che modo XGroup affianca il cliente durante l’implementazione del gestionale

Ma come si realizza questo supporto nel concreto? “Il primo passo fondamentale per noi è analizzare a fondo le esigenze del cliente e le tecnologie eventualmente già in uso”, ci spiega Lorenzo Allegrezza.

“Dopodiché, confrontandoci con il cliente predisponiamo una raccolta di informazioni dettagliate sulle funzionalità richieste, gli strumenti da usare (ad esempio solo applicazione mobile o PC) e i vincoli di budget e di tempo richiesti”.

Pianificare attentamente questi aspetti è fondamentale per garantire una transizione priva di problemi verso l’utilizzo effettivo del software. In questo ambito, è importante verificare anche la necessità di integrare Easy4Rent con eventuali altri software gestionali (ad esempio quelli amministrativi) già presenti in azienda.

Come avevamo già approfondito in un precedente articolo, che potete recuperare cliccando qui, XGroup riesce a gestire in modo impeccabile anche questo processo di integrazione, consentendo al cliente di godere di tutte le funzionalità tipiche di un software come Easy4Rent senza dover rinunciare ai sistemi informatici già consolidati in azienda.

“Lavorando in questo settore per tanti anni abbiamo avuto modo di confrontarci con tante casistiche aziendali differenti, quindi possiamo dire di essere piuttosto allenati nell’individuare le necessità specifiche del cliente e proporre la soluzione più adatta. Grazie all’esperienza che abbiamo maturato, nelle situazioni meno complicate il processo di installazione e implementazione del software si può completare anche in tempi molto brevi”.

Un approccio all’insegna dell’efficienza e della semplificazione

Durante il processo di implementazione del software, XGroup fornisce anche dei momenti di formazione e confronto presso la sede del cliente, in modo che siano pienamente chiare e assorbite tutte le funzioni di Easy4Rent, già di per sé progettato per essere estremamente intuitivo.

La fase più laboriosa di questo processo, da un punto di vista strettamente pratico, è l’inserimento nel software di tutti i dati necessari per consentire la gestione operativa di tutte le fasi del noleggio (come ad esempio l’anagrafica dei clienti, delle macchine, la pianificazione dei cicli di manutenzione e così via).

Naturalmente si tratta di una procedura necessaria e comune a tutti i software di questo tipo, ma anche in questo caso XGroup ha cercato delle soluzioni per rendere questa fase il più semplice e rapida possibile.

“Ci siamo interrogati tante volte su come facilitare e velocizzare questa operazione”,  ammette Lorenzo Allegrezza. “Quando opportuno e possibile ci facciamo carico noi dell’inserimento dei dati importandoli da altri software o da tabulati forniti dall’azienda cliente. Come per tutte le fasi del nostro lavoro, la nostra filosofia è quella di sforzarci per trovare la soluzione più semplice e comoda per il cliente. Naturalmente, affinché ciò sia possibile è indispensabile il positivo impegno del cliente nell’individuare e fornirci i dati necessari”.

Un approccio, quello appena descritto, che si riflette anche nel funzionamento di Easy4Remt, sviluppato fornire all’utente interfacce sempre chiare e pulite che ne permettano un utilizzo costante e produttivo senza “ingessare” l’operatività quotidiana.