Tagliavini sostiene la propria crescita con Easy4Rent

La necessità delle aziende di noleggio di digitalizzarsi e implementare software in grado di rendere più efficiente l’organizzazione delle proprie attività è un tema che abbiamo affrontato più volte sulle pagine di questo portale.

Per fornire un esempio concreto dell’attuazione di questi processi, abbiamo organizzato un incontro presso Tagliavini Srl, storica azienda bolognese specializzata, tra le altre cose, nel noleggio di autogrù e di piattaforme aeree.

Da Tagliavini abbiamo avuto l’occasione di fare un’interessante chiacchierata su questi temi insieme a Giandomenico Perri, che ha rilanciato con successo l’azienda  dopo le difficoltà vissute dalla famiglia negli anni 2000, e a Lorenzo Allegrezza, titolare e project manager di Xgroup, che ha sviluppato il software Easy4Rent installato da Tagliavini per gestire tutte le fasi operative del noleggio.

Giandomenico, per cominciare presentaci la tua azienda.

Giandomenico Perri: La Tagliavini Srl è un’azienda storica di Bologna, presente sul mercato da più di 60 anni, che si è sempre contraddistinta per la specificità e l’efficacia delle sue attrezzature. Operiamo nel settore dei servizi alle aziende, collaborando con i più grossi gruppi del territorio e fornendo supporto nelle attività di sollevamento e trasporto attraverso il nostro servizio di noleggio con e senza conducente.

Possediamo uno dei più ampi parchi mezzi in ambito nazionale, con macchine adatte per qualsiasi necessità nei più svariati ambiti, dall’edilizia al giardinaggio, l’impiantistica e lo sgombero neve. Abbiamo a disposizione un’importante squadra di operatori per il noleggio a caldo, nel quale abbiamo grande esperienza e competenza, oltre a dipendenti incaricati della gestione dei mezzi e tecnici in grado di fornire un’assistenza qualificata e competente per assistere i clienti in tutti i loro bisogni.

Quando sei entrato in contatto con XGroup, e con quale necessità?

Crescendo come azienda è aumentata sensibilmente anche la quantità di macchinari a disposizione dei nostri clienti, e ci siamo resi conto che la gestione “artigianale” del nostro servizio non era più in grado di soddisfare le nostre esigenze. Avevamo bisogno di un software che ci consentisse di comunicare internamente in modo efficace e che avesse la possibilità di coprire tutte le nostre attività.

Abbiamo quindi fatto una ricerca sul mercato e siamo stati colpiti dal sito internet di XGroup e dalla sua proposta. In seguito, il nostro primo incontro con Lorenzo Allegrezza è stato da subito fulminante per la sua conoscenza del settore e la competenza che ha saputo dimostrarci rispetto alle esigenze di una società di noleggio come la nostra. Da parte sua abbiamo ricevuto da subito grande disponibilità a personalizzare su misura per noi le varie funzionalità del suo software, in precedenza già utilizzato da altre realtà analoghe alla nostra.

Lorenzo Allegrezza, Amministratore di XGroup

Lorenzo, quali sono le caratteristiche principali di Easy4Rent?

Lorenzo Allegrezza: Il nostro software è stato progettato e creato come strumento autonomo di gestione del noleggio, con la precisa ambizione di soddisfare in un’unica piattaforma informatica tutte le necessità di chi svolge questa attività, dall’attività commerciale e di definizione degli accordi contrattuali, alla gestione delle macchine e la pianificazione delle fasi di consegna e ritiro dai clienti, senza contare la gestione del nolo a caldo e a freddo, la manutenzione delle macchine di proprietà e il servizio di assistenza.

Come azienda, ciò su cui puntiamo è la velocità con cui il software lavora e la facilità del suo utilizzo, inclusa la semplicità di accesso a tutti i dati utili. Per questo abbiamo inserito Easy nel suo nome, è proprio questo ciò che vogliamo trasmettere al mercato.

In che modo vi interfacciate con i noleggiatori interessati alla vostra soluzione?

Le aziende che operano nel noleggio sono spesso molto diverse l’una dall’altra, e malgrado quello che si potrebbe pensare le specifiche esigenze possono cambiare anche molto da una realtà all’altra. Bisogna tenere conto del fatto che il modo che una singola azienda ha di gestire i propri processi è determinato da svariate dinamiche personali e storiche, e noi in qualità di partner informatici ne dobbiamo tenere conto.

Noi ci impegniamo per assecondare al meglio tutte queste necessità, perché siamo convinti che sia il software a doversi adeguare all’azienda, e non il contrario come spesso vediamo dai nostri concorrenti. Il nostro software, grazie anche al contributo dei nostri clienti, copre ormai tutte le possibili esigenze tipiche del noleggio, e abbiamo sempre la possibilità di modificarlo e personalizzarlo rapidamente.

Com’è stata la vostra esperienza con Tagliavini?

Quella con Tagliavini è stata un’esperienza perfetta per noi, perché abbiamo trovato persone fortemente interessate a sviluppare insieme a noi nuove modalità operative, soprattutto nel noleggio con operatore. Questa attività di sviluppo ha dato vita a un ottimo connubio che ha fatto crescere in modo significativo anche le potenzialità di Easy4Rent.

Giandomenico, in che modo è cambiata la vostra offerta di noleggio con l’introduzione del software?

Giandomenico Perri: Tutto ciò che gestivamo con fogli di carta, documenti Excel, mail e telefonate adesso lo seguiamo con Easy4Rent, e abbiamo meno bisogno di confrontarci e aggiornarci di persona con i nostri collaboratori perché siamo sempre informati su tutto.

In precedenza avevamo già installato un software gestionale amministrativo, che come da nostra richiesta è rimasto invariato anche dopo l’implementazione di Easy4Rent. Xgroup ha infatti creato un’unica struttura che dialoga in tempo reale tra i due sistemi, senza creare problemi o disturbi di altro tipo. Con il vecchio gestionale, attualmente, predisponiamo solo le fatture finali e gli aspetti amministrativi e finanziari sulla base dei dati che arrivano da Easy4Rent. Questo ci ha consentito anche di risparmiare un’infinità di tempo a livello di ufficio per predisposizione dei DdT e delle fatture.

Un altro aspetto che apprezziamo molto è che, essendo tutti i documenti creati nelle varie fasi del singolo noleggio direttamente e automaticamente collegati alla commessa, risulta sostanzialmente demandato al software anche l’archiviazione di tutti i documenti predisposti, dalle fotografie ai documenti firmati su dispositivi mobili relativi alle fasi di consegna, riconsegna, constatazione di eventuali danni e rapportini di intervento.

Lorenzo, come avete gestito invece la fruibilità del software tramite i dispositivi mobili?

Lorenzo Allegrezza: Essendo un software web responsive, Easy4Rent può essere utilizzato sia da PC che dai dispositivi mobile. Per superare i limiti di fruibilità da telefono abbiniamo anche la versione smart, ossia una vera e propria app scaricabile da Apple Store e Play Store con le sole funzioni utili per i singoli reparti, che consente una visualizzazione perfettamente adattata al dispositivo e facile da utilizzare. L’app può essere infatti utilizzata per impegnare macchine disponibili, allegare fotografie e file, fare rapporti di intervento tecnico e così via, associando il tutto direttamente alle schede di noleggio. Anche questo lo personalizziamo in base alla regolamentazione degli accessi.

Giandomenico, per concludere, che valore attribuisci agli aspetti digitali e informatici in un’azienda di noleggio?

Giandomenico Perri: L’informatica è fondamentale per un’azienda moderna che voglia offrire un servizio di noleggio. Oggi occorre avere tutto sempre a portata di mano e accessibile rapidamente. L’implementazione di Easy4Rent, per noi, è stata anche l’occasione per rinnovare la nostra rete hardware, affidandoci all’esperienza di Lorenzo anche per ammodernare server, pc, stampanti e monitor, usufruendo della forma di pagamento a noleggio proposta da XGroup. Ora siamo pronti per affrontare il mercato con una tecnologia all’avanguardia.