Abbiamo già parlato di gestione del tempo, di come prevenire i contrattempi e di come mantenere sempre la concentrazione. Oggi vediamo alcune applicazioni che possono aiutarci a evitare di procrastinare ottimizzando le risorse in ufficio, ma non solo.
TOGGL
Uno dei programmi più amati per controllare la produttività personale è Toggl. Questa semplice app permette di tenere traccia precisa del tempo impiegato per ogni attività. In questo modo è possibile analizzare in modo chiaro quanto tempo si dedica a un progetto o a un’attività, avendo a portata di mano un semplice strumento che permette di valutare meglio il costo del lavoro e recuperare le informazioni anche utili a giustificarne il compenso. Infatti, per ogni progetto, nella sezione Rapporti, si potrà analizzare il monte ore speso per ogni singolo cliente o attività. I rapporti prendono in considerazione tutte le figure parte del progetto (fino a 5 persone).
SLACK
Quanto tempo perdiamo a cercare un’e-mail? quante ne riceviamo? Slack è una sorta di whatsapp professionale. Le discussioni possono essere gestite in modo semplice tramite hashtag creando dei veri e propri canali differenziati per tipologia di lavoro, progetto, interesse a loro volta contenuti in un unico contenitore. Così facendo tutte le comunicazioni relative a un dato progetto/cliente saranno automaticamente raggruppate e rese accessibili tramite app o sul web.
ASANA
L’applicazione Asana è utile a un team di lavoro per impostare e monitorare progetti e obiettivi comuni e per controllare la gestione del tempo. Permette di creare un metodo di lavoro sistematizzato condiviso con relative dead line e avvisi automatici. Per ogni singolo progetto si decidono i soggetti da coinvolgere e si assegnano compiti e scadenze. Man mano che i compiti vengono svolti li si cancella dalla lista, che risulterà quindi sempre aggiornata a tutti i membri del team.
TRELLO
Trello è un vero e proprio planner online dove creare schede e caricare file anche in condivisione. Semplifica la vita soprattutto alle persone che non si trovano fisicamente nello stesso ufficio, come chi ha diverse succursali o punti vendita. Permette di gestire in modo virtuale, rapido e sicuro lo scambio di file, immagini e documenti. Attraverso la creazione di diverse TAB personalizzabili, inoltre ogni membro del gruppo potrà gestire il flusso di lavoro nel modo a lui più congeniale.
Tutte queste soluzioni consentono di ottimizzare i tempi e di condividere le attività con i propri colleghi o collaboratori in qualunque momento e da qualunque luogo.
Che sia una nuova frontiera dello smart working?
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