Applicare un nuovo sistema ERP, uno scherzo da ragazzi

ERP applicazione
ERP applicazione

L’applicazione di un sistema ERP è un Progetto complesso e da non improvvisare.

Ricordiamo prima di tutto la differenza tra un Progetto e un Processo. Un progetto riguarda la creazione di qualcosa di nuovo o l’implementazione di un cambiamento. Diversamente un processo ha lo scopo di creare valore eseguendo ripetutamente un’attività.

Una delle differenze più importanti tra queste due attività, che condividono un concetto di impegno di risorse (mezzi e persone), è il fattore temporale. Ovvero un Progetto ha sempre un termine (ad esempio, progetto di fare delle vacanze alle Maldive), mentre un Processo è l’organizzazione di un’attività ripetuta nel tempo (ad esempio, mi devo organizzare per andare in palestra dalle/alle).

Il deployment software ERP è un PROGETTO per cui deve assolutamente avere un termine temporale che va definito dai responsabili di progetto e che consta di diverse fasi: analisi, studio dell’organizzazione, ottimizzazione dei processi, migrazione dati cliente, configurazione software, reportistica, formazione, start-up, fino al go-live e affiancamento post avvio.

Sembra una banalità ma spesso si affronta un’attività di cambio ERP senza definire minimamente non solo le risorse da impiegare e la loro applicazione, ma nemmeno un tempo di esecuzione e di fine. Questo è un grosso errore, errore che si paga come minimo sforando ogni budget e nelle situazioni più gravi con il fallimento completo del progetto stesso.

Le fasi di un progetto

Un Progetto si distribuisce in 5 macrofasi che rappresentiamo efficacemente nel grafico qui sotto: definizione, controllo, pianificazione, esecuzione e chiusura.

Tutte queste fasi devono essere analizzate, organizzate e supportate da strumenti costruiti su misura per renderle efficienti e veloci. Esistono molteplici piattaforme che gestiscono stati di avanzamento attività e sistemi di consuntivazione condivise a vari livelli, ma spesso anche un semplice foglio di Excel può essere un valido e sufficiente supporto.

Partendo da una analisi dello stato della situazione in essere (AS IS) al raggiungimento degli obbiettivi futuri (TO BE). Il tutto con progetti ben definiti e coordinamento delle attività secondo la matrice RACI di assegnazione delle responsabilità di ruoli ben definiti (R=Responsabile ovvero chi esegue le attività, A=Accountable, Responsabile del risultato delle attività, C=Consultata, I=Informata).

E qui nasce un altro ostacolo spesso sottovalutato, ovvero la definizione degli assegnatari delle attività e dei livelli di responsabilità di ognuno.

Uno dei lavori più articolati di un consulente è il mantenimento e il controllo di questa matrice di responsabilità.

La metodologia di applicazione di un sistema ERP deve essere studiata per dare il massimo dell’efficienza e operatività immediata all’azienda che inserisce il sistema nella propria organizzazione.

Voglio usare, a tal proposito, un crudo ma efficace esempio che rende sempre l’idea. Se paragoniamo un cliente in fase di cambio ERP a un paziente che arriva al pronto soccorso in zona rossa, a seguito di un incidente stradale, la priorità dei medici, prima di tutto, sarà quella di tenerlo in vita e poi di sistemare eventuali fratture o lesioni.

Per cui, in fase di avviamento di un nuovo sistema ERP ci si dovrà preoccupare prima di tutto del corretto processo di fatturazione, a valle del ciclo attivo, per la presentazione degli effetti e gestione dei pagamenti, prima delle statistiche di BI del CFO.

La fase di post avvio

Anche dopo l’avviamento del sistema ERP l’utente deve riceve un supporto costante attraverso diversi canali di comunicazione e attività periodiche di consulenza schedulate da piani di intervento mirati. In questa fase post chiusura del progetto si passa alle attività di processo.

Il costante affiancamento di un consulente applicativo, attraverso visite periodiche programmate, permette una continua e strutturata crescita del sistema informativo all’interno dell’azienda stessa.

Nel tempo, anche se la scelta è stata accurata, le aziende subiscono uno scollamento delle soluzioni informatiche, rispetto alle necessità dell’azienda stessa e dei suoi utenti. Il sistema informativo non cresce e non si adatta ai cambiamenti aziendali.

L’azienda è naturalmente votata al cambiamento sotto la spinta di molteplici forze e prima di tutte la forza della crescita (es. spinta dal mercato con l’inserimento di nuovi prodotti, dalla modifica della sua organizzazione con il cambio di personale, ecc.). Per questo motivo un sistema ERP non può essere sempre lo stesso nel corso della vita di una azienda.

Ad adattare giorno per giorno, quel “vestito su misura” c’è il consulente ERP che funge da collante tra le necessità di cambiamento dell’azienda e l’operatività di ogni giorno degli utenti.

Nelle prossime pubblicazioni ci concentreremo sulle necessità dei vari attori all’interno di una azienda, dalla direzione (Titolare, CEO, Amministratore, ecc) all’utilizzatore finale del sistema (key user) chiarendo l’importante differenza tra dati e informazioni.

Se siete arrivati fino alla fine, grazie per la vostra attenzione.

Ringraziamo Michele Crivellaro, Product Manager Centro Sistemi – Gruppo Zucchetti, per il contributo di questo articolo.

Tag dell'articolo: centro sistemi, iTek

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