L’importanza della check-list

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Continuiamo con questo post la pubblicazione di un contributo di Roberta Finazzi, consulente ed esperta di qualità in azienda.Briggs-Driver-Training

Nel mio precedente articolo ho posto l’accento sul noleggio come attività organizzata nel suo complesso.

Un’attività di noleggio organizzata richiede attenzione e cura particolari verso una serie di aspetti operativi che, per quanto banali possano sembrare, il più delle volte si rivelano significativi e determinanti nella gestione stessa. Proviamo a dare un seguito concreto a questa affermazione.

Pensiamo, ad esempio, alla necessità di vigilare sullo stato del prodotto noleggiato, specialmente se a medio o a lungo termine. E’ fondamentale, per le parti, poter identificare il bene alla data di riconsegna, condividendo una fotografia dal dettaglio più o meno variabile secondo le necessità, così da evitare possibili contenziosi alla restituzione dello stesso. A parte alcune recenti applicazioni specializzate che acquisiscono immagini scattate dallo smartphone,  uno strumento organizzativo che si rivela efficace è la cosiddetta check-list del noleggio, anche nota come “Rapporto di Ispezione” o “Verbale di Consegna”. E’ una semplice lista di controllo, impostata su misura e in funzione delle particolarità del bene stesso. Affinché la check-list sia utile allo scopo, è bene che contenga almeno i seguenti elementi:

  • Riferimento al Contratto di noleggio: la check-list è, infatti, da considerarsi a tutti gli effetti un allegato del contratto
  • Identificazione univoca del bene (es. descrizione e matricola, ove disponibile)
  • Elenco di aspetti da controllare in uscita/entrata
  • Evidenze oggettive del controllo congiunto fra le parti

Con riferimento al terzo punto, si precisa che per “aspetti da controllare” si intendono tanto gli aspetti estetici, quanto quelli di funzionamento ma anche elementi a supporto che si ritiene opportuno monitorare (es. documentazioni, istruzione uso e funzionamento).

La check-list va impostata per la raccolta delle evidenze tanto in uscita (start-up) quanto in entrata (end) e, qualora sia necessario, prevedendo un periodico controllo presso i locali del cliente e un ulteriore controllo presso la sede del noleggiatore. Deve poter permettere, a ogni controllo, la raccolta firme delle parti in causa, così da costituire un completo e utile punto di partenza in caso di contenzioso sullo stato del bene rientrato dal noleggio.

Nella mia esperienza lavorativa mi è capitato spesso di sperimentarne concretamente i benefici, proprio in situazioni di conflitto fra le parti, così come di doverla impostare per locatori inizialmente scettici e poco avvezzi alla burocrazia, tuttavia desiderosi di trovare una soluzione rapida ai loro problemi di gestione.

La check-list, per quanto sia un documento aggiuntivo alla gestione cartacea di base di un noleggio, è di sicuro uno strumento che consente, nella sua semplicità, di gestire numerosi noleggi con maggior tutela e serenità, riducendo i tempi di gestione degli eventuali contenziosi e quindi i relativi costi.

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