I benefici del cloud computing per le imprese di noleggio

Le soluzioni di cloud computing stanno diventando sempre più comuni, grazie a una combinazione di benefici di varia natura: dall’assenza di investimenti in capo ai clienti che lo adottano alla gestione assicurata da parte di un esperto, dalla presenza di servizi accessori come quelli sulla sicurezza e il backup dei dati fino alla possibilità di usare il software dove e quando serve. Non stupisce che anche nel noleggio queste soluzioni siano sempre piu comuni, dato che esse ne replicano i vantaggi fondamentali.

Inoltre, non è poi da sottovalutare il controllo che il fornitore del software ha sull’infrastruttura in cui esso opera. Con le soluzioni tradizionali, infatti, l’onere della manutenzione delle macchine (server o PC) su cui gira il software è in capo al cliente. Con il cloud computing non solo quest’ultimo è più libero da questo punto di vista (e soggetto a minori rischi di obsolescenza), ma anche il fornitore si può risparmiare tutti i grattacapi derivanti dalla necessità di adattare il suo software a contesti variegati e spesso non ottimali.

Modello ibrido o puro?

Non esiste un solo modello di adozione dei servizi cloud. Quello inizialmente adottato da molti fornitori di servizi software prevede che le prime applicazioni del software nella “nuvola” si affianchino a quelle tradizionali installate sulle macchine del cliente.

Un’altra forma di funzionamento ibrido (e quindi per certi versi graduale) vede il trasferimento dei server del cliente in un centro IT, in cui essi saranno gestiti e manutenuti da personale specializzato, e in cui sono offerti servizi ad hoc come backup programmati, gestione della sicurezza e mantenimento delle connessioni con l’esterno.

Tuttavia sempre più fornitori (come ad esempio InspHire nel Regno Unito) stanno lanciando soluzioni interamente basate sulla “nuvola”.

Se il mantenimento di un sistema ibrido è comprensibile in termini di sfruttamento degli investimenti già effettuati, il passaggio a un modello puro porta con sé numerosi vantaggi. Il primo è la maggiore rispondenza e rapidità di risposta derivante dalle interfacce via web, specialmente per chi usa il software su dispositivi mobili. Il secondo è la semplicità di adozione per le aziende di noleggio con più filiali sul territorio, dove l’adozione di software che funzionano via web naturalmente riduce di molto i costi di installazione e manutenzione da parte dei tecnici. Il terzo, infine, è la facilità di accesso ai dati di cui si ha bisogno e di condivisione, con i colleghi ma nel medio termine anche con i clienti.

Questi sono anche tra i motivi per cui, se in passato il cloud era un’opzione esotica e poco nota, oggi invece sempre più imprese di noleggio chiedono espressamente informazioni in merito. A questo trend di diffusione hanno poi contribuito anche altri fattori, come la diffusione di moltissimi servizi cloud, sia per il salvataggio e il backup dei dati (Dropbox, Box, Google Drive, iCloud) che per funzioni specifiche, come ad esempio la condivisione delle foto (Instagram, Flickr). Si sono poi fatti strada servizi per la gestione della posta elettronica, dei CRM e di molto altro. Un esempio molto rilevante di software specialistico che si è trasferito online è quello di Adobe. E’ quindi possibile attendersi un ulteriore ampliamento delle funzioni ospitate sulla nuvola, per cui non stupisce la presenza di intere suite di programmi per i noleggiatori, più o meno come sta avvenendo anche per Office con le ultime versioni realizzate anche online dalla Microsoft.

Come gestire il passaggio

Quale è la modalità più adatta per gestire la transizione da un software tradizionale a uno online? A poco a poco o in un unico passaggio?

In generale è più semplice gestire una migrazione per fasi sequenziali. Quest’ultima ha anche il vantaggio di consentire un approccio graduale, ad esempio partendo da servizi relativamente semplici come l’archiviazione dei dati per poi passare a quelli più completi e complessi. Tuttavia un passaggio coordinato e gestito in modo completo e uniforme ha il vantaggio di ridurre il tempo di potenziale interruzione dell’erogazione del servizio alla clientela del noleggiatore.

In ogni caso, in linea di massima il passaggio a una soluzione cloud non è diverso da quello da un software tradizionale a un altro. Per facilitarlo non esistono soluzioni onnicomprensive, ma si possono adottare alcuni accorgimenti. Il primo ė quello di definire fin dall’inizio eventuali elementi di personalizzazione del software e la sua flessibilità nell’aggiungerne altri in futuro.

Il secondo è quello di assicurarsi che la proprietà dei dati resterà in ogni caso nostra qualunque cosa accada, e che i dati saranno effettivamente accessibili ed esportabili su un’altra piattaforma in caso di necessità. Questo porta logicamente con sé il terzo elemento da valutare, ossia l’affidabilità del fornitore, per evitare di affidarsi a un soggetto che possa “sparire” a un certo punto e lasciarci senza supporto nel momento peggiore. A corollario di questo c’è ovviamente (ma questo vale anche per i software tradizionali), la necessità che il fornitore conosca il mondo del noleggio e le specifiche esigenze che i noleggiatori hanno nella gestione dei loro processi aziendali. Non è sufficiente, in altre parole, l’adattamento di un pacchetto standard sviluppato per altri tipi di aziende.

La sicurezza…

Uno degli elementi che da sempre emergono quando si parla di cloud computing è quello della sicurezza, e i software per il noleggio in questo non fanno differenza. I timori delle persone e delle aziende in genere riguardano la trasmissione dei dati, la loro archiviazione presso macchine ubicate spesso a grande distanza e il fatto che essi sono gestiti da un’azienda terza.

I primi due timori, paradossalmente, spesso sono infondati: i protocolli di comunicazione (se cifrati come si deve) e quelli di backup e archiviazione dei dati sono quasi certamente migliori nel caso di aziende che fanno questo di mestiere. Ogni noleggiatore (ma anche tutte le altre aziende, specialmente le PMI) dovrebbe farsi un esame di coscienza e chiedersi se i suoi dati sono attualmente al sicuro in caso di guasto a uno dei PC o server aziendale… Molto probabilmente con il passaggio a un soggetto esterno si migliorerebbe, in realtà, la capacità di far fronte a un imprevisto.

Il tema poi dell’affidabilità del fornitore è molto rilevante, e va affrontato in fase di scelta, assicurandosi che il contratto di servizio preveda adeguati impegni del fornitore e tutele in tal senso.

… e il prezzo

Tutte le considerazioni fatte fin qui non devono far dimenticare che il prezzo delle soluzioni software è sempre importantissimo (non si spiegherebbe altrimenti come mai questo nostro post su un software gratuito per il noleggio sia uno dei più letti di sempre su questo blog). Ma il prezzo deve essere valutato in una prospettiva completa, che considera non solo il costo della licenza ma anche i costi di altra natura che non devono più essere sostenuti.

Il passaggio da un software tradizionale a uno basato sul cloud porta infatti, come detto, numerosi vantaggi in termini di investimento nelle licenze, nell’infrastruttura IT e nei costi per la sua gestione.

In teoria non dovrebbe essere difficile per un noleggiatore condividere questo concetto. Quello che forse è più difficile comprendere è che i software nella nuvola non rappresentano semplicemente un cambio di modalità d’acquisto delle licenze, ma un cambio radicale di paradigma di utilizzo, gestione e aggiornamento degli strumenti (come il caso di Adobe ancora una volta mette in chiaro).

Ma forse anche questa per un’impresa di noleggio non è una grande novità.