9 mosse per una riunione perfetta

La vostra ultima riunione (o quella che state per fare) riesce a superare questo esame, recentemente proposto da Seth Godin sul suo blog, e da me leggermente rielaborato?

1) Una sola persona è responsabile della riunione.

2) Il tempo utilizzato è quello strettamente necessario, non quello indicato nel calendario online o sull’agenda dei partecipanti.

3) E’ importante che tutti coloro che sono stati invitati siano presenti, e non manca nessuna persona importante per il suo svolgimento.

4) Se qualcuno è assente si sa già come procedere in ogni caso.

5) Tenere questa riunione è l’unico modo per far procedere in avanti la situazione (altrimenti si sarebbe già mandata un’email o fatto un giro di telefonate o di incontri davanti al caffè).

6) Il risultato atteso della riunione è definito chiaramente. L’organizzatore ha chiarito che cosa deve succedere per far cancellare la riunione o farla fermare a metà dei lavori. In altre parole, questo è ciò che vogliamo ottenere, e quando lo raggiungiamo abbiamo finito.

7) Tutte le informazioni necessarie, analisi e rapporti sono state fornite con congruo anticipo per essere analizzate dai partecipanti (cosa che questi ultimi hanno effettivamente fatto), insieme a un ordine del giorno sintetico dei punti da discutere.

8) Durante la riunione nessuno cambia argomento o divaga eccessivamente: se emerge qualche argomento apparentemente rilevante, viene rimandato a una riunione successiva, o a uno scambio di opinioni e documenti a parte.

9) La riunione termina con un verbale sintetico che, di fatto, si limita a dire: chi deve fare cosa, entro quando.

Da 1 a 9, che voto siete riusciti a prendere?