L’importanza di un cruscotto aziendale

Un cruscotto per guidare l'azienda di noleggio
Un cruscotto per guidare l’azienda di noleggio

Un cruscotto... per guidare l'azienda di noleggio

I moderni sistemi gestionali mettono a disposizione delle aziende di noleggio abbondanti quantità di dati. Questo è, entro certi limiti, sicuramente un fatto positivo: grandi quantità di informazioni consentono di gestire meglio l’attività. Tuttavia, troppi dati rischiano di generare il problema opposto, ossia non far capire più che cosa è davvero importante tenere sott’occhio.

A questo servono i cruscotti di monitoraggio, ossia strumenti che presentano le informazioni chiave per la gestione del noleggio in un modo intuitivo e semplice da analizzare. I cruscotti aziendali possono infatti aiutare a raggiungere più in fretta gli obiettivi del business.

E proprio ai cruscotti aziendali sono dedicati questo e il prossimo post di Rental Academy (che sarà pubblicato la prossima settimana).

I diversi usi di un cruscotto di noleggio

Un cruscotto sull’attività di noleggio può avere due utilizzi: operativo o strategico.

Le applicazioni strategiche sono orientate a individuare specifici trend: i dati sono presentati in modo da aiutare il manager del noleggio a individuare eventuali trend positivi o negativi, per prendere le opportune decisioni.

I cruscotti operativi servono invece a tracciare i beni offerti a noleggio o a trovare informazioni come gli ordini di acquisto e i contratti di noleggio, oltre che per avere il polso delle performance aziendali.

Il cuore di qualsiasi cruscotto aziendale è il set di indicatori utilizzato per monitorare lo stato dell’attività. Questi indicatori vengono definiti KPI (Key Performance Indicator, indicatori chiave di performance). Quindi, la cosa più importante quando si progetta un cruscotto aziendale è definire gli indicatori che devono essere mostrati: ne sono esempi il numero di contratti di noleggio chiusi, il numero di proposte fatte, la time utilisation delle macchine. Ognuno di questi KPI prevede poi il suo sottoinsieme di indicatori, in modo che sia più semplice individuare di primo acchito gli eventuali problemi.

Logicamente, i problemi variano anche in funzione del ruolo della persona che consulta il cruscotto. Per un capo meccanico un indicatore chiave è il numero di macchine guaste o in manutenzione, o il numero di riparazioni da eseguire. Per un responsabile delle vendite l’indicatore principale è il numero di contratti di noleggio chiusi, e le informazioni connesse (ad esempio, canone medio praticato per tipo di macchina).

Un’altra variabile di segmentazione dei cruscotti di noleggio è quindi il ruolo dell’utente (dagli amministratori fino a responsabili di specifiche parti dell’attività).

I cruscotti possono poi essere classificati in base al tipo di dati che analizzano. In genere i cruscotti “pescano” i dati nei sistemi gestionali (anzi, in molti casi sono proprio moduli aggiuntivi del software di noleggio), il che vuol dire che nella maggioranza dei casi ci sono vaste quantità di informazioni disponibili. Tipicamente, ci sono quattro aree di utilizzo dei cruscotti:

  • l’analisi dei clienti e dei ricavi;
  • l’analisi del parco beni a noleggio (ricavi e utilizzo per categoria e macchina);
  • l’analisi dei costi;
  • l’analisi degli acquisti (inclusi i ricambi e gli investimenti nel parco beni).

La prossima settimana vedremo insieme altre caratteristiche (tra cui i costi) dei cruscotti aziendali per il noleggio.

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