5 errori che le PMI ancora commettono con l’email

Quando si parla di email marketing e di uso dell’email per lavoro, ancora oggi, alla fine del 2017, ci sono alcuni errori rilevanti che le aziende, soprattutto le PMI, commettono. Può essere da un lato l’ingenuità, dall’altro il fatto che, soprattutto in Italia, manca una formazione di base sull’uso di questi strumenti di comunicazione (e nell’informatica in particolare).

Fatto sta che ci sono alcune cose che, in ambito commerciale e di business, non si dovrebbero proprio fare. Obiettivo di questo articolo è mettervi sull’avviso, qualora voi o qualche vostro collega lo facciano ancora. Si tratta di errori che, anche se non sono certo peccati mortali, vi fanno percepire come poco professionali.

Vediamo insieme quali sono e perché sono da evitare nell’uso dell’email.

1) Mandare informazioni o annunci di business con l’email personale

Questo comportamento può essere errato sotto due punti di vista.

Innanzitutto, se usate un indirizzo personale per inviare email di lavoro state dando un’immagine di scarsa professionalità, in modo non molto diverso da chi usa ancora oggi un sistema di posta fornito da un provider generale (Alice, Virgilio, Gmail, Libero e simili).

Oltre a questo, se siete dipendenti di un’azienda, e usate il vostro indirizzo personale per intrattenere relazioni di lavoro con i vostri clienti o fornitori, state sottraendo questo materiale all’attenzione e al controllo del vostro datore di lavoro. La cosa può come minimo insospettire chi lavora con voi, che potrebbe pensare che avete qualcosa da nascondere.

In secondo luogo, se utilizzate il vostro indirizzo personale per mandare comunicazioni “di gruppo” a numerosi clienti e fornitori, state quasi sicuramente agendo con un sistema che non consente un’adeguata disiscrizione, e pertanto può farvi considerare spammer a tutti gli effetti.

La soluzione in questo caso è molto semplice: qualsiasi provider vi offrirà un dominio con indirizzi email (anche senza dover per forza costruire un sito web, se proprio non ci tenete) per pochissimi euro all’anno. Soluzioni software come MailChimp, MailUp, Aweber o altre, poi, sono spesso gratuite per l’invio di un numero limitato di comunicazioni rispettando la normativa italiana sulla privacy e, dal 2018, quella europea del GDPR.

2) Mandare messaggi con allegati alle email personali

L’email personale non va d’accordo con il lavoro, dal punto di vista non solo del mittente, ma anche del destinatario.

Per questo motivo, a meno che non sia stato espressamente indicato un indirizzo personale dal destinatario, mai e poi mai mandare email commerciali a indirizzi “privati”. Se a questo poi aggiungete un allegato, magari pesante, siete riusciti a commettere due errori in un colpo solo. Oltre a vedersi arrivare un messaggio poco pertinente alla propria email privata, infatti, chi la riceve dovrà anche scaricare e magari aprire e leggere un allegato. Può sembrare un peccato veniale, ma nel campo della comunicazione siete riusciti a mettervi in una cattiva luce nei confronti del vostro destinatario.

Soluzione: assicuratevi di avere il permesso per contattare una persona in ambito lavorativo, e di usare la sua email aziendale per contattarlo. Inoltre, usate servizi come WeTransfer o Dropbox per inserire link ai documenti da scaricare, senza appesantire i messaggi.

3) Mandare messaggi a gruppi di persone

Questa è una pratica da smettere assolutamente subito. Denota impreparazione o incapacità di acquistare e gestire strumenti di comunicazione ormai ala portata di tutti.

Questo si applica anche alla ben nota pratica del “CCN” o “copia conoscenza nascosta”, per cui una persona scrive a molte altre mettendone gli indirizzi nel campo CCN (quello che rende invisibili i destinatari).

Senza contare il rischio, estremamente concreto (come testimoniano i casi che sicuramente tutti noi abbiamo vissuto), che l’invio venga effettuato in modo errato, rendendo così visibili tutti gli indirizzi di tutti i destinatari.

4) Aggiungere alla nostra lista persone inconsapevoli

Nella vostra attività volete avere a che fare con persone realmente interessate ai vostri prodotti e servizi. Questo vale anche per la vostra lista di contatti: volete che aprano e leggano con attenzione i vostri messaggi, e che clicchino sui collegamenti che contengono.

Tutti gli esperti seri di email marketing non si stancheranno mai di sottolinearlo: il modo migliore di far crescere una lista email è con calma e in modo naturale, in modo che contenga solo contatti realmente interessati e interessanti. Aggiungere persone alla mailing list senza che ci abbiano dato il permesso la rende solamente più debole, oltre a metterci a rischio di essere denunciati per spam.

Anche il fatto che una persona sia nostro cliente attuale o lo sia stato in passato non significa che automaticamente voglia ricevere comunicazioni da noi. Se avete l’indirizzo o il contatto di qualcuno e volete mandargli dei messaggi, dovete avere anche il suo consenso informato. Chiedetegli (scrivendo a lui e solo a lui, dal vostro indirizzo email) di aderire alla vostra mailing list. Create un messaggio personale per lui, e inserite il collegamento al modulo con cui ci si iscrive. In questo modo non solo sarete tutelati dal punto di vista legale, ma darete anche un’immagine di elevata professionalità.

5) Aggiungere i propri contatti personali alla mailing list

Quanto scritto sopra vale ovviamente anche per contatti come amici, parenti, colleghi e conoscenti. Il fatto che a vario titolo vi conoscano non è un motivo sufficiente per mandare loro messaggi non richiesti e non approvati preventivamente.

E anche il fatto che usiate un sistema “corretto” di invio email (come quelli citati sopra) non vi esime dalla responsabilità di inserire nel vostro programma solo persone realmente interessate alla vostra offerta, che lo hanno dimostrato in modo attivo e inequivocabile.

Email marketing nel modo giusto

Se voi o alcuni dei vostri colleghi state commettendo ancora qualcuno degli errori elencati sopra, questo non fa di voi dei criminali patentati. E’ probabile che si siano ingranati nella vostra attività dei meccanismi errati di gestione della comunicazione, e ovviamente le brutte abitudini sono difficili da cambiare, specie se vanno avanti da anni.

Ma in questo caso c’è in gioco un legame implicito di fiducia tra voi e i vostri destinatari, magari clienti o potenziali clienti. Un legame che va rispettato, specie nel contesto attuale in cui basta un click per far finire un messaggio nello spam o segnalare il mittente come spammer.

Quando siete in dubbio se portare avanti un certo comportamento, chiedetevi sempre se la persona o le persone in questione hanno espressamente richiesto di ricevere comunicazioni da voi. E adottate, se non lo fate già, un sistema professionale di invio email. Ormai sono così numerosi, ben fatti e spesso gratuiti per le PMI che questo non è più una scusa per non attrezzarsi.